【面接のメールマナーと例文】日程調整・日程変更・返信・お礼・辞退ごとに解説

面接日程調整・面接日程変更・面接日程確定・面接お礼メール・面接辞退メールなどの、"5つの面接シチュエーションにおけるメールの例文・書く際のポイント"を紹介していきます。

【面接の日程調整メール】例文とポイント

面接の日程調整メール：例文

面接の日程調整メール：ポイント

日程調整メールの例文を紹介したところで、ポイントも紹介します。

日程調整メールのポイントは、主に以下の2点が挙げられます。

• 深夜や早朝などの時間帯を避け、できるだけ勤務時間内にメールを送るようにする
• 就活生側から日程の候補を提示する場合は、最低でも3日程以上は候補日を伝える

【面接の日程変更メール】例文とポイント

面接の日程変更メール：例文

件名【面接の日程変更に関して】　○○大学○○○○(名前)
---------------------------------------------------------------
○○○○株式会...

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面接の日程変更メール：ポイント

日程変更メールの例文を紹介したところで、ポイントも紹介します。

日程変更メールのポイントは、主に以下の4点が挙げられます。

• 面接の日程変更は1回だけにしておく
• 日程の変更をお願いすると決めたら、できる限り早くメールを送る
• 日程変更の理由を伝える際は本音と建前を使い分ける
• 代わりの日程を提示する際は、最低でも3日程以上は候補日を伝える

【面接のメール返信(日程確定)】例文とポイント

面接に関するメールの返信(日程確定)：例文

件名【Re：◯次面接のご案内】
---------------------------------------------------------------
○○○○株式会社
～～部～～担当
△△様...

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面接に関するメールの返信(日程確定)：ポイント

メールの返信に関する例文を紹介したところで、ポイントも紹介します。

メールを返信する際のポイントは、主に以下の2点が挙げられます。

• 返信をする際は本文を消さずに、件名はそのままで送信する
• 深夜や早朝などの時間帯を避け、できるだけ勤務時間内にメールを送るようにする

【面接のお礼メール】例文とポイント

面接のお礼メール：例文

件名【面接の御礼】　○○大学○○○○(名前)
-------------------------------------------------
○○○○株式会社
～～部～～担当
△△様
 
お世話に...

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面接のお礼メール：ポイント

お礼メールの例文を紹介したところで、ポイントも紹介します。

お礼メールのポイントは、主に以下の3点が挙げられます。

• 面接当日中に必ずお礼メールを送る
• 面接の感想を文面に盛り込む
• お礼メールを送ったからといって評価に影響するとは限らない

【面接の辞退メール】例文とポイント

面接の辞退メール：例文

件名【面接の辞退に関して】　○○大学○○○○(名前)
---------------------------------------------------------------
○○○○株式会社...

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面接の辞退メール：ポイント

辞退メールの例文を紹介したところで、ポイントも紹介します。

辞退メールのポイントは、主に以下の3点が挙げられます。

• 面接を辞退することを決めたら、できる限り早くメールを送る
• 面接当日に辞退するのであれば、メールよりも電話が望ましい
• 電話で辞退をする場合はメールを送る必要はないが、無断で辞退することはNG

面接に関するメールの基本マナー

就活に関するメールは、社会人としてのビジネスマナーに基づいて作成します。

そこでまずは"メールの基本マナー"を5つのポイントに分けて紹介します。

• 件名と文面の冒頭で「誰からのメールなのか」を伝える
• 相手の会社名・部署名などは略さずに正式名称で記載する
• 改行マナーを守る
• 署名を忘れずに記載する
• 誤字脱字には細心の注意を払い、見直しを必ず行ってから送信する

件名と文面の冒頭で「誰からのメールなのか」を伝える

メールを送る際は、「誰から送られたメールなのか」を伝える必要があります。

就活生側から送るメールであれば「件名の後・文面の冒頭」に自分の氏名を書きましょう。

企業側から送られてきたメールに対する返信であれば、件名の後には特に記載する必要はありませんが、「文面の冒頭」に自分の氏名を書きましょう。

特に採用面接が多く行われる3~6月の時期は、就活生から送られてくるメールの数も多くなります。件名と冒頭の文面を見ただけで、「誰からのメールなのか」を採用担当者が瞬時に理解できるよう配慮するべきです。

会社名・部署名などは略さずに正式名称で記載する

本文の最初に記載する「会社名・部署名」になりますが、必ず正式名称で書くようにしましょう。

例えば、"「株式会社」を書き忘れる・「部署名」を省略して会社名しか書かない"などは失礼にあたりますので、気をつけましょう。

改行マナーを守る

メールの文章を読みやすくするためには意識的に改行することが重要となります。

あくまでも目安にはなりますが、下記の内容を参考に「読みやすい文章」を心掛けていただければと思います。

署名を忘れずに記載する

署名とは、"メールの最後に記載するものであり、大学名や名前、連絡先などの個人情報を明記し、今後もスムーズに連絡を取ることができるようにする役割がある"ものです。

採用面接が多く行われる3~6月の時期は、就活生から送られてくるメールの数も多くなります。署名を必ず忘れないようにし、採用担当者の手間を取らせないようにしましょう。

本記事の後半で紹介している各例文を見ていただければ理解できるかとは思いますが、基本的なフォーマットは以下のような形になります。

上記の要素以外に「住所」を記載する方もいますが、住所に関しては記載してもしなくても問題ありません。

誤字脱字には細心の注意を払い、見直しを必ず行ってから送信する

メール送信の前には、最低1回は見直しをするようにしましょう。

一度送ってしまったメールは修正することができませんし、特に「企業名・担当者名」を間違えたりしてしまうと大変な失礼にあたります。

どうしても誤字脱字に不安がある場合は、一度自分宛てにメールを送信して確認してみるという方法もあるため、誤字脱字には最善の注意を払いましょう。

まとめ

本記事では、「5つの面接シチュエーションにおけるメールの例文・書く際のポイント」を解説しました。

今回紹介したメールマナーは、企業側から見ればできて当たり前のものです。また、就活生側から見ても、一度覚えてしまえば簡単にアウトプットできるものです。

本記事を参考にし、正しいメールマナーを理解し実践していただければと思います。