【例文付】リクルーターへのメールの書き方と正しいマナー｜日程調整・お礼

リクルーターとの連絡手段では、基本的に"メール"が用いられます。

ただ、就活生の中には「ビジネスの場におけるメール」を知らない方も多く、知らず知らずのうちにリクルーターからの評価・印象を下げてしまう場合もあります。

そこで本記事では、リクルーター面談に関するメールの基本マナーと例文を"日程調整とお礼という2つの状況"から紹介します。

• 本記事の構成
• メールの基本マナー
• 【リクルーター面談の日程調整】メールの例文
• 【リクルーター面談の日程調整】メールのポイント
• 【リクルーター面談のお礼】メールの例文
• 【リクルーター面談のお礼】メールのポイント
• 最後に

メールの基本マナー

リクルーターへ送るメールは、社会人としてのビジネスマナーに基づいて作成します。

そこでまずは"メールの基本マナー"を5つのポイントに分けて紹介します。

• 返信をする際は本文を消さずに、件名はそのままで送信する
• リクルーターの会社名・部署名などは略さずに正式名称で記載する
• 改行マナーを守る
• 署名を忘れずに記載する
• 誤字脱字には細心の注意を払い、見直しを必ず行ってから送信する

返信をする際は本文を消さずに、件名はそのままで送信する

リクルーターとやり取りを重ねていくと、リクルーターのメールに対して返信する機会も増えてくると思います。

返信をする際は、"どのメールに対しての返信かがすぐに分かるように、リクルーターから送られてきたメールの本文を消さずに”返信をするようにしましょう。

また、よくある勘違いとして、「返信をする際はその都度件名を変更する」というものがありますが、これはビジネスマナーには即していません。

"送り手側の件名を変えずに「Re:」を付けた件名で返信するのがマナーになる"ため、リクルーターへの返信メールも同様の形式で返信するようにしましょう。

リクルーターの会社名・部署名などは略さずに正式名称で記載する

本文の最初に記載する「相手の会社名・部署名」になりますが、必ず正式名称で書くようにしましょう。

例えば、"「株式会社」を書き忘れる・「部署名」を省略して会社名しか書かない"などは失礼にあたりますので、気をつけましょう。

改行マナーを守る

メールの文章を読みやすくするためには意識的に改行することが重要となります。

あくまでも目安にはなりますが、下記の内容を参考に「読みやすい文章」を心掛けていただければと思います。

署名を忘れずに記載する

署名とは、"メールの最後に記載するものであり、大学名や名前、連絡先などの個人情報を明記し、今後もスムーズに連絡を取ることができるようにする役割がある"ものです。

リクルーターは一人で何人もの学生を担当する場合もあるため、署名は必ず忘れないようにしましょう。

誤字脱字には細心の注意を払い、見直しを必ず行ってから送信する

メール送信の前には、最低1回は見直しをするようにしましょう。

一度送ってしまったメールは修正することができませんし、特に「企業名・担当者名」を間違えたりしてしまうと大変な失礼にあたります。

どうしても誤字脱字に不安がある場合は、一度自分宛てにメールを送信して確認してみるという方法もあるため、誤字脱字には最善の注意を払いましょう。

【リクルーター面談の日程調整】メールの例文

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【リクルーター面談の日程調整】メールのポイント

日程調整メールの例文を紹介したところで、ポイントも紹介します。

日程調整メールのポイントは、主に以下の2点が挙げられます。

• 深夜や早朝などの時間帯を避け、できるだけ勤務時間内にメールを送るようにする
• 就活生側から日程の候補を提示する場合は、最低でも3日程以上は候補日を伝える

深夜や早朝などの時間帯を避け、できるだけ勤務時間内にメールを送るようにする

日程調整メールの送信やリクルーターからのメールに対する返信は、基本的に"勤務時間内"に送るように心掛けましょう。

メールは、相手の都合・状況を考えずに送ることができるものではありますが、受け手側への配慮を欠くのは避けるべきです。

土日などであれば仕方がないかもしれませんが、上記の内容は社会人のマナーとして常識ですので、受け手側への配慮を欠かさないようにしましょう。

就活生側から日程の候補を提示する場合は、最低でも3日程以上は候補日を伝える

上記の例文は、「リクルーター側から日程の候補日を提示され、それに対して自分が回答する」というものですが、「就活生側から日程の候補を提示する」場合もあります。

そういった際は、"直近の候補日を最低でも3日程以上は提示する"ようにしましょう。

リクルーターの方は常に就活生の対応をしているわけではなく、業務の合間を縫って面談の機会を提供してくださっています。

そのため、候補日があまりにも少ないと「全日程とも予定が空いていない」という状況になることがあり、余計な連絡の手間を掛けてしまう恐れがあります。

また、基本的には「土日」を避け、"平日の勤務時間内で候補日程を提案する"のがマナーですので、こちらも意識していただければと思います。

相手への配慮を欠かさないこともビジネスメールにおいては重要となるため、上記の点は是非心掛けていただければと思います。

【リクルーター面談のお礼】メールの例文

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【リクルーター面談のお礼】メールのポイント

お礼メールの例文を紹介したところで、ポイントも紹介します。

お礼メールのポイントは、主に以下の2点が挙げられます。

• 面談の当日中に必ずお礼メールを送る
• リクルーター面談での気付き・学びを必ず盛り込む

面談の当日中に必ずお礼メールを送る

リクルーター面談は面談をして終わりではなく、"お礼メールを送る"までがセットになります。

そして、よほどの事情がない限りお礼メールは面談当日に送るようにしましょう。

ただ、面談の時間帯が夜になってしまい、当日中に送ろうとすると深夜近くになってしまう場合もあるかと思います。

そういった場合は深夜に無理してお礼メールを送ろうとせず、"24時間以内"を目安としてメールを送るようにしましょう。

本文中にリクルーター面談での気付き・学びを必ず盛り込む

お礼メールを送る際は、必ず"面談での気付き・学び"を盛り込むようにしましょう。

例文のような当たり障りのない文章であれば多くの企業で使い回すことができますが、そういったメールが届いても「気持ちがこもっていない文章だな」とリクルーターは感じてしまう恐れがあり、その後の選考における印象が悪くなってしまう可能性があります。

各企業ごとに文面を変えて送るのは手間が掛かりますが、必ず「面談での気付き・学び」を盛り込み、"リクルーターの印象に残るメール"を目指しましょう。

最後に

本記事では、"リクルーター面談におけるメールの基本マナー・例文・ポイント"を紹介しました。

ビジネスメールに馴染みのない就活生にとっては、「たかがメールだし…」と思ってしまうかもしれませんが、メールには多くのマナーがあり、リクルーター側からしたら「マナーは守って当たり前のもの」です。

それゆえに、マナーを守れていないメールはそれだけで「マイナス評価」に繋がってしまう恐れがあります。

本記事の内容を参考にしていただき、"リクルーターとの連絡において最適なメール"を学んでいただければと思います。