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【面接の電話マナーと具体例】日程調整・日程変更・遅刻・欠席・辞退・折り返し

【面接の電話マナーと具体例】日程調整・日程変更・遅刻・欠席・辞退・折り返し

最終更新日:2020年04月21日

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「面接に関する電話マナーが分からない…。」

「自分が普段話している電話の掛け方って正しいのかな…。」

上記のような悩みを抱いている就活生の方は少なくないのではないでしょうか。

日頃から社会人との電話に馴染みのない大学生は、正しい電話マナーを理解していない方が意外と多い印象です。しかし、就活中は企業の採用担当者と電話をする機会も多いため、この機会に正しい電話マナーを学んでおく必要があります。

そこで本記事では、そんな面接に関する電話マナーを理解していない就活生に向け、"5つの面接シチュエーションにおける電話の具体例・電話を掛ける際のポイント"を紹介していきます。

面接に関する電話の基本マナー

面接に関する電話の基本マナー

就活関連で電話を掛ける際は、社会人としてのビジネスマナーに基づいて作成します。

そこでまずは"電話の基本マナー"を6つのポイントに分けて紹介します。

  • 電話の冒頭で「誰からの電話なのか」を確実に伝える
  • 就活生側から電話を掛ける際は時間帯に気をつける
  • 騒がしい場所を避け、できるだけ静かな場所で電話を掛けるようにする
  • 必ずメモを取りながら電話をする
  • 重要な内容は復唱し、誤認識がないように確認する
  • 相手が電話を切ったことを確認してから電話を切る

電話の冒頭で「誰からの電話なのか」を確実に伝える

就活生側から電話を掛ける場合、企業側からの電話に出る場合のいずれにしろ、「誰からの電話なのか」を冒頭で伝えるようにしましょう。

よくある間違いとして、就活生側から電話を掛ける際に自身の氏名を名乗らないまま、「◯◯さん(担当者名)いらっしゃいますか?」というものがありますが、これはビジネスマナーに沿っていません。

また、企業側から掛かってきた電話に出る際にも「もしもし…」と出るのではなく、「はい、◯◯大学の~~です。」と出る方が望ましいとされています。

相手側に手間を取らせないためにも、自分が何者なのかをしっかりと伝えた上で、その後の会話にスムーズに移行できるよう心がけましょう。

就活生側から電話を掛ける際は時間帯に気をつける

就活中は、就活生側から企業の採用担当者宛に電話を掛けることも多いかと思いますが、大前提として"企業からの電話に気づいたらすぐに電話を掛け直す"ようにしましょう。その上で、電話を掛ける時間帯には充分気をつけましょう。

基本的には"勤務時間中(ただし、お昼休みの時間帯はできるだけ避ける)"が望ましいと言われています。どうしても勤務時間外にしか電話ができない場合でも、"早朝や深夜"といった時間帯は絶対に避けましょう。

また、就活生側から電話を掛ける際は必ず"自分の名前・折り返し電話を掛けた旨"を必ず述べ、「誰から電話が掛かってきたのか」を企業側に知らせるようにしましょう。

騒がしい場所を避け、できるだけ静かな場所で電話を掛けるようにする

採用担当者などと電話をする際は、できるだけ静かな場所で電話を掛けるようにしましょう。

就活生であれば、電車内や大学の講義中に電話が掛かってくる場合も多々あるかと思いますが、そういう場合は無理して電話に出ず、静かな場所に移動してから掛け直すようにしましょう。

「一回で電話に出れないことは失礼にあたる」などと考え、無理に騒がしい場所で電話に出てしまい、相手の声が聞き取れなかったり自分の声が届きにくかったりしてしまっては本末転倒となります。

折り返しの際に電話に出れなかった旨をしっかりと伝えれば問題ありませんので、"スムーズに連絡を取ることができること"を第一優先に考えましょう。

とは言え、非通知の電話が掛かってきた場合は例外です。非通知の電話は折り返すことができませんので、よほどの事情がない限り電話に出ましょう。

騒がしい場所にいる状況下で非通知の電話が掛かってきた際は、一旦電話に出た上で「現在騒がしい場所にいるため、電話を繋いだ状態でそのままお待ちいただいてもよろしいですか?/◯分後に掛け直していただいてもよろしいですか?」というような対応が望ましいです。

必ずメモを取りながら電話をする

企業側と電話でやり取りをする際は必ずメモを取り、電話の内容を後から見返すことができるようにしておきましょう。

「頭で全て覚えることができるから大丈夫」と考えている就活生もいるかもしれませんが、もしも聞き間違い・聞き漏らしがあった場合は後から問い合わせる羽目になっていまいます。(また、非通知で電話が掛かってきた場合には後から問い合わせることすらできなくなってしまいます。)

後から問い合わせることになってしまうと、企業側に余計な手間をかけてしまいますので、そのようなリスクを避けるためにも必ずメモを取るようにしましょう。

もし手元にメモ帳などがない場合でも、「電話の内容をメモするものを準備しますので、少しお待ちいただいてもよろしいでしょうか?」などと電話の冒頭で伝えましょう。

重要な内容は復唱し、誤認識がないように確認する

電話内で重要な内容(次回の面接日程など)を伝えられた際は、必ず復唱して確認し、聞き間違いがないように心掛けましょう。

というのも、面接日程などを間違って聞き取ってしまうと、そもそも面接に臨むことすらできなくなってしまう可能性があるためです。

また、復唱する際は「聞き間違いのないよう、こちら側から日程を復唱させていただいてもよろしいでしょうか?」などと一声かけてから復唱するように意識しましょう。

相手が電話を切ったことを確認してから電話を切る

一般的には「掛けた側が先に電話を切る」のがマナーになりますが、就活中の電話は"どちら側から電話を掛けたにせよ、企業側が電話を切ったことを確認してから自分も切る"ことを心掛けましょう。

【面接×日程調整の電話】具体例とポイント

面接に関する日程調整の電話:具体例とポイント

日程調整の電話:具体例

(企業の採用担当者から電話が掛かってくる)

企業の採用担当者
お世話になっております。わたくし、◯◯株式会社△△部の~~と申します。~~さんのお電話でお間違いないでしょうか?

就活生
はい、そうです。

企業の採用担当者
ありがとうございます。この度~~さんにお電話したのが次回の面接の件になります。先日受けていただいた面接が合格だったため、ぜひ~~さんには次回の面接に進んでいただければと思います。

就活生
ありがとうございます。是非よろしくお願い致します。

企業の採用担当者
ありがとうございます。では早速なのですが、次回の面接の日程調整をさせていただきたいと思います。お手元にメモ帳などはありますか?

就活生
今準備しますので、少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか?(手元にメモ帳を準備して)お待たせ致しました。面接日程をお伝えしていただいてもよろしいでしょうか?

企業の採用担当者
次回の面接の日程に関してですが、◯月△日の□時~□時で行えればと思います。もし都合が悪ければ別日程をご用意しますが、いかがでしょうか。

就活生
◯月△日の□時~□時で問題ありません。

企業の採用担当者
分かりました。ではそちらの日程でよろしくお願いします。会場や持ち物などの詳細は、後ほど~~さん宛にメールを送りますのでそちらをご確認ください。

就活生
かしこまりました。

企業の採用担当者
では、お電話でお伝えしたい内容は以上になります。何か~~さんからご質問などはありますでしょうか?

就活生
特にありません。当日はよろしくお願い致します。

企業の採用担当者
はい、お願いします。それでは失礼します。

就活生
失礼致します。

(企業の採用担当者が電話を切ったのを確認してから必ず電話を切る)

日程調整の電話:ポイント

「日程調整の電話」の具体例を紹介したところで、ポイントも紹介します。

「日程調整の電話」のポイントに関しては、記事の冒頭で紹介した以下の「電話の基本マナー」と同様になります。

  • 電話の冒頭で「誰からの電話なのか」を確実に伝える
  • 就活生側から電話を掛ける際は時間帯に気をつける
  • 騒がしい場所を避け、できるだけ静かな場所で電話を掛けるようにする
  • 必ずメモを取りながら電話をする
  • 重要な内容は復唱し、誤認識がないように確認する
  • 相手が電話を切ったことを確認してから電話を切る

電話の基本マナーの詳細に関しては、記事の冒頭に戻って確認していただければと思いますが、これらを踏まえた上で適切な電話対応を実践してみて下さい。

【面接×日程変更の電話】具体例とポイント

面接に関する日程変更の電話:具体例とポイント

日程変更の電話:具体例

(就活生側から電話を掛ける)

企業の受付
お電話ありがとうございます。◯◯株式会社△△部の~~です。

就活生
お世話になっております。私、○○大学の~~と申します。新卒採用の面接の件でお電話したのですが、担当の方はいらっしゃいますでしょうか。

企業の受付
新卒採用の担当の者ですね。少々お待ちください。

※担当者に代わるのを待つ。(電話を取った方が担当者だった場合はそのまま話を進める)

企業の採用担当者
お電話代わりました、◯◯株式会社△△部の~~です。

就活生
お世話になっております。○○大学の~~と申します。新卒採用の面接の件でお電話させていただきました。◯月△日の□時~□時から予定した次回の面接ですが、大学の試験日と被ってしまいました。大変申し訳ないのですが、面接の日程を変更していただけますでしょうか。

企業の採用担当者
承知しました。◯月△日の□時からの面接日程を変更したいということですね。

就活生
はい、そうです。代替日程の候補日をご享受していただくことは可能でしょうか。

企業の採用担当者
分かりました。少々お待ちください。(少し時間が空いて、)お待たせ致しました。面接の候補日に関してですが、これから伝える4日程になります。
◯月△日の□時~□時
◯月△日の□時~□時
◯月△日の□時~□時
◯月△日の□時~□時
以上の日程になるのですが、都合の良い日程はあるでしょうか?

就活生
お伝えいただいた日程の中では、◯月△日の□時~□時を希望です。

企業の採用担当者
分かりました。ではそちらの日程でよろしくお願いします。会場や持ち物などの詳細は、後ほど~~さん宛にメールを送りますのでそちらをご確認ください。

就活生
かしこまりました。

企業の採用担当者
では、お電話でお伝えしたい内容は以上になります。何か~~さんからご質問などはありますでしょうか?

就活生
特にありません。突然の連絡にも関わらず、日程を変更していただきありがとうございます。当日はよろしくお願い致します。

企業の採用担当者
はい、お願いします。それでは失礼します。

就活生
失礼致します。

(企業の採用担当者が電話を切ったのを確認してから必ず電話を切る)

日程変更の電話:ポイント

「日程変更の電話」の具体例を紹介したところで、ポイントも紹介します。

「日程変更の電話」のポイントは主に以下の3点が挙げられます。

  • 面接の日程変更は1回だけにしておく
  • 日程の変更をお願いすると決めたら、できる限り早く電話を掛ける
  • 日程変更の理由を伝える際は本音と建前を使い分ける

面接の日程変更は1回だけにしておく

結論、面接の日程変更はしないに越したことはありません。

ただ、上記の具体例のようにやむを得ない事情で日程変更をお願いする場合は少なからずあります。1回だけなら問題ありませんが、複数回の日程変更はしないように心がけましょう。

別に「面接の日程変更が多いから面接に落とそう」などという決まりがある訳ではないですが、日程変更をした分だけ企業側に手間を取らせてしまいます。

日程変更をする際は就活生側から候補日を提示する場合もありますし、複数回の日程変更は避けるようにしましょう。

日程の変更をお願いすると決めたら、できる限り早く電話を掛ける

やむを得ない事情で企業側から提示された日程に参加できず、面接の日程変更をお願いすると決めた場合は、すぐに電話で連絡するようにしましょう。

企業側からしても、当初の面接日程に近ければ近いほど代替の日程を提示しにくいですし、就活生側から見ても、早めに連絡した方がその後のスケジュールへの影響が少なくなります。

電話以外にも通ずることですが、何事も早め早めの対応を心がけましょう。

日程変更の理由を伝える際は本音と建前を使い分ける

「学業の予定と被ったため・所属している部活動の大会と被ったため」など、基本的には正直に日程変更をお願いする理由を伝えるべきです。

しかし、事情によっては本音と建前を使い分けるシチュエーションがあることも事実になります。

具体例としては、「第一志望である他社の面接日程と被ってしまう」場合があります。

このシチュエーションで、「第一志望の◯◯社と面接日程が被ってしまったため、御社の面接日程を変更していただきたいです。」などと伝えてしまうと、採用担当者はどのように感じるでしょうか。

採用担当者は良い気分がしないことは間違いないでしょうし、場合によっては面接の評価にマイナス影響があるとも限りません。

「先約があったため…」などでも構いませんが、シチュエーションによっては本音と建前を使い分けることが必要ということも認識していただければと思います。

【面接×緊急連絡の電話(遅刻・欠席)】具体例とポイント

面接に関する緊急連絡の電話(遅刻・欠席):具体例とポイント

緊急連絡の電話(遅刻・欠席):具体例

(就活生側から電話を掛ける)

企業の採用担当者
お電話ありがとうございます。◯◯株式会社△△部の~~です。

就活生
お世話になっております。私、○○大学の~~と申します。本日の新卒採用の面接の件でお電話したのですが、担当の方はいらっしゃいますでしょうか。

企業の採用担当者
はい、私です。

※電話を取った方が担当者でなかった場合は担当者に代わるのを待ち、再度自己紹介と電話を掛けた旨を伝える

就活生
突然のご連絡失礼致します。本日の□時から面接の予定が入っていたかと思うのですが、電車のダイヤが乱れており、予定していた時間に間に合わないためご連絡致しました。申し訳ありません。

企業の採用担当者
分かりました。何時頃にこちらに着きそうですか。

就活生
15分程度遅れているため、遅くとも□時頃には到着すると思います。できる限り早く到着できるよう努めますが、今後の対応としてはどのようにすればよろしいでしょうか。

企業の採用担当者
時間をずらして面接ができるかもしれませんので、できる限り早くいらしてください。

就活生
承知致しました。ご迷惑をお掛けしてしまい、申し訳ありません。急いで向かいますのでよろしくお願い致します。

(企業の採用担当者が電話を切ったのを確認してから必ず電話を切る)

緊急連絡の電話(遅刻・欠席):ポイント

「緊急連絡の電話(遅刻・欠席)」の具体例を紹介したところで、ポイントも紹介します。

「緊急連絡の電話(遅刻・欠席)」のポイントは主に以下の3点が挙げられます。

  • 面接に遅刻・欠席する理由を必ず伝える
  • 遅刻・欠席の理由を伝える際は本音と建前を使い分ける
  • 欠席する際は欠席の旨だけでなく、今後の予定まで伝えるようにする

面接に遅刻・欠席する理由を必ず伝える

面接に遅刻・欠席する際は、謝罪の言葉とその旨だけでなく、「遅刻・欠席する理由」まで必ず伝えるようにしましょう。

遅刻・欠席理由がどんなことであるにせよ、理由を説明しないことは社会人のマナーとして失礼にあたります。

企業側に失礼のないよう、真摯な姿勢で理由を説明するように心掛けましょう。

遅刻・欠席の理由を伝える際は本音と建前を使い分ける

「電車が遅延しているため・前の就活イベントの予定が延びてしまったため」など、基本的には正直に遅刻・欠席する理由を伝えるべきです。

しかし、事情によっては本音と建前を使い分けるシチュエーションがあることも事実になります。

例えば、寝坊してしまった際に「寝坊したので遅刻します」と正直に伝えてしまうことは避けるべきです。理由やシチュエーションによっては、本音と建前を使い分けることが必要ということも認識していただければと思います。

ただ、理由を問わず「遅刻・欠席したという事実だけでマイナス評価をつける」企業が一定数存在するのも事実です。

大前提、遅刻や欠席はしないように注意しましょう。

欠席する際は欠席の旨だけでなく、今後の予定まで伝えるようにする

上記では、面接に遅刻する際の電話例を紹介しましたが、緊急の連絡には「面接に欠席する際の電話」もあると思います。

面接に欠席する際の電話も遅刻の際と同様、「自分の名前→欠席する旨→欠席の理由→謝罪…」という手順を踏むのですが、欠席の場合は「別の日程で面接の機会をいただくことはできないか?」という旨を伝えましょう。

というのも、謝罪の言葉と欠席する旨を伝えただけでは、「この就活生は面接を欠席しても何とも思っていないんだな」と企業の採用担当者側が感じてしまい、印象が悪くなってしまう恐れがあるためです。

必ずしも別の日程を用意してくれるとは限りませんが、「もし可能であれば、別の日程で再度面接の機会を設けていただけないでしょうか?」と伝えることにより、最大限の誠意と面接への意欲は見せることができます。

謝罪の言葉と欠席する旨を伝えるだけで終わりにせず、今後に繋がるような電話対応を意識しましょう。

【面接×辞退の電話】具体例とポイント

面接に関する辞退の電話:具体例とポイント

辞退の電話:具体例

(就活生側から電話を掛ける)

企業の採用担当者
お電話ありがとうございます。◯◯株式会社△△部の~~です。

就活生
お世話になっております。私、○○大学の~~と申します。新卒採用の面接の件でお電話したのですが、担当の方はいらっしゃいますでしょうか。

企業の採用担当者
はい、私です。

※電話を取った方が担当者でなかった場合は担当者に代わるのを待ち、再度自己紹介と電話を掛けた旨を伝える

就活生
突然のご連絡失礼致します。わたくし、◯◯大学△△学部の~~と申します。今お電話をする時間はありますでしょうか。

企業の採用担当者
はい、大丈夫ですよ。

就活生
ありがとうございます。先日、◯次面接の合格連絡と次回の面接日程連絡をいただいたのですが、面接を辞退させていただきたいと思い、電話致しました。

企業の採用担当者
そうなんですね。

就活生
理由としては、他社から内定をいただき、就職活動を辞めることになったためです。これまで説明会・選考とお時間を掛けていただいたのにも関わらず、このようなご連絡になってしまい本当に申し訳ありません。

企業の採用担当者
分かりました。では、次回の面接のキャンセル、今後の選考の辞退ということでこちらで承っておきます。

就活生
よろしくお願い致します。

企業の採用担当者
はい。それでは失礼します。

(企業の採用担当者が電話を切ったのを確認してから必ず電話を切る)

辞退の電話:ポイント

「辞退の電話」の具体例を紹介したところで、ポイントも紹介します。

「辞退の電話」のポイントは主に以下の3点が挙げられます。

  • 辞退をする際は、しっかりと熟考した上で電話を掛ける
  • 面接を辞退することを決めたら、できる限り早く電話を掛ける
  • 無断で辞退することは避け、当日の辞退の場合はメールではなく電話でする

辞退をする際は、しっかりと熟考した上で電話を掛ける

面接の辞退をする際は、「本当に辞退してもいいのか」を熟考した上で電話を掛けましょう。

辞退の電話を掛けた時点で、今後その企業の選考を受けることはできなくなります。

仮に辞退を検討している企業が本命企業ではないにしても、複数の企業の選考を並行しながら本命企業の選考に向けて対策をすることは可能です。

しっかりと熟考した上で、面接辞退を判断しましょう。

面接を辞退することを決めたら、できる限り早く電話を掛ける

どんな事情であれ、次回の面接を辞退すると決めた場合はすぐに連絡するようにしましょう。

就活生側から見れば、面接1週間前に連絡しようが面接前日に連絡しようが関係ないかもしれませんが、企業側から見ると早めに連絡してくれた方が確実にありがたいでしょう。

空いた日程に他の就活生の面接を組み込めますし、いわゆる「採用枠」が一つ空くことにも繋がります。就活生側からしてみれば関係ないことかもしれませんが、とは言え、できる限り早めに連絡するようにしましょう。

無断で辞退することは避け、当日の辞退の場合はメールではなく電話でする

大前提、電話もメールもせずに無断で面接辞退をすることは絶対にNGです。面接辞退をする際は必ず連絡をするようにしましょう。

また、面接を辞退する際の連絡手段としては、電話でもメールでもどちらでも構いません。

「電話とメールをセットで連絡した方が丁寧」という意見もありますが、企業側からしてみれば「面接を辞退する旨」だけ知ることができれば問題ないため、どちらか片方だけで問題ないでしょう。

ただ、「面接当日の辞退・面接前日だとしても面接予定時間から24時間以内の辞退」の場合は、電話で連絡をしましょう。

メールの場合は、採用担当者がメールを見たかどうかの確認が取れませんし、相手側の都合次第ではすぐにメールを見れない場合があります。

採用担当者がメールを見ないまま当初の面接予定時刻を迎えてしまい、「連絡をせずに無断欠席した」と勘違いしてしまうことがあるため、直前の辞退は電話で必ず行いましょう。

【面接×折り返しの電話】具体例とポイント

面接に関する折り返しの電話:具体例とポイント

折り返しの電話:具体例

(就活生側から電話を掛ける)

企業の受付
お電話ありがとうございます。◯◯株式会社△△部の~~です。

就活生
お世話になっております。私、○○大学の~~と申します。先ほどお電話をいただいたのですが、出先に居たため電話に出ることができず、折り返させていただきました。新卒採用面接の担当の方はいらっしゃいますでしょうか。

企業の受付
新卒採用の担当の者ですね。少々お待ちください。

※担当者に代わるのを待つ。(電話を取った方が担当者だった場合はそのまま話を進める)

企業の採用担当者
お電話代わりました、◯◯株式会社△△部の~~です。
 ⇩
以下、各シチュエーションに応じた受け答えを行う。
【1】日程調整の電話例はこちら
【2】日程変更の電話例はこちら
【3】緊急連絡の電話(遅刻・欠席)例はこちら
【4】辞退の電話例はこちら

折り返しの電話:ポイント

「折り返しの電話」の具体例を紹介したところで、ポイントも紹介します。

「折り返しの電話」のポイントは主に以下の3点が挙げられます。

  • 折り返しの電話はなるべく早く、遅くとも24時間以内には折り返す
  • 時間が迫った状況では折り返しの電話を掛けない
  • 非通知の電話には折り返すことができないため、できる限り電話に出るようにする

折り返しの電話はなるべく早く、遅くとも24時間以内には折り返す

やむを得ない事情で企業からの電話に出ることができなかった場合は、なるべく早く折り返すようにしましょう。

電話以外にも通ずることですが、就活における企業とのやり取りは早め早めの対応が重要になります。

大前提、掛かってきた電話に気づいた時点で折り返す、出先や深夜などに気づいてどうしても折り返せない場合は、遅くとも24時間以内には折り返すことを心がけましょう。

時間が迫った状況では折り返しの電話を掛けない

「折り返しの電話は早め早めの対応が重要」とは言いながらも、時間が迫った状況では掛けないようにしましょう。

電話の用件が分からなければ、電話にどのくらいの時間が掛かるかも分かりませんし、予想以上に長い時間が掛かる可能性も往々にしてあります。

大学の授業と授業の合間の5分間などの状況下では電話を掛けることを避け、少なくとも10分以上の余裕がある時間帯に折り返すようにしましょう。

非通知の電話には折り返すことができないため、できる限り電話に出るようにする

折り返す際のポイントとは少し異なりますが、非通知で掛かってきた電話にはできる限り出るようにしましょう。

というのも非通知の電話は折り返すことができないため、掛かってきた際に電話に出ることができなければ、再度電話が掛かってくるのを待つ必要があるためです。

騒がしい場所にいる状況下で非通知の電話が掛かってきた際は、一旦電話に出た上で「現在騒がしい場所にいるため、電話を繋いだ状態でそのままお待ちいただいてもよろしいですか?/◯分後に掛け直していただいてもよろしいですか?」というような対応が望ましいでしょう。

まとめ

面接の電話マナーのまとめ

本記事では、「5つの面接シチュエーションにおける電話の具体例・電話を掛ける際のポイント」を解説しました。

今回紹介した電話マナーは、企業側から見ればできて当たり前のものであり、最低限意識する必要のある内容ばかりです。

本記事を参考にし、正しい電話マナーを理解し実践していただければと思います。

面接に関するメールマナーを確認したい方は以下の記事をご覧ください。
【面接のメールマナーと例文】日程調整・日程変更・返信・お礼・辞退ごとに解説

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