【リクルーター面談の正しい電話マナーとは】日程調整・緊急の連絡

リクルーターとの連絡手段では、"電話"が用いられることがあります。

ただ、就活生の中には「電話の正式なマナー」を知らない方も多く、知らずしらずのうちに失礼な態度を取ってしまったり、リクルーターに悪い印象を与えてしまっている場合があります。

そこで本記事では、"リクルーターとの連絡における電話の基本マナー、2つのシチュエーションでの電話の具体例"を紹介します。

• 本記事の構成
• 電話の基本マナー
• 【電話例】リクルーターからの面談日程調整の連絡
• 【電話のポイント】リクルーターからの面談日程調整の連絡
• 【電話例】リクルーターへの緊急の連絡(遅刻)
• 【電話のポイント】リクルーターへの緊急の連絡(遅刻・欠席)
• 最後に

電話の基本マナー

リクルーターとの電話は、社会人としてのビジネスマナーに基づいて行います。

そこでまずは"電話の基本マナー"を4つのポイントに分けて紹介します。

• 電話を掛け直す際は時間帯に気をつける
• 騒がしい場所を避け、できるだけ静かな場所で電話を掛けるようにする
• 必ずメモを取りながら電話をする
• リクルーターが電話を切ったことを確認してから電話を切る

電話を掛け直す際は時間帯に気をつける

リクルーターからの電話はいつ掛かってくるか分からないため、都合が悪く電話に出ることができない場合もあると思います。

その場合は就活生側から折り返しの電話をすることになると思いますが、大前提として"リクルーターからの電話に気づいたらすぐに電話を掛け直す"ようにしましょう。またその上で、電話を掛ける時間帯には充分気をつけましょう。

基本的には"勤務時間中(ただし、お昼休みの時間帯はできるだけ避ける)"が望ましいと言われています。どうしても勤務時間外にしか電話ができない場合でも、"早朝や深夜"といった時間帯は絶対に避けましょう。

また、折返しの電話を掛ける際は必ず"自分の名前・折返し電話を掛けた旨"を必ず述べ、「誰から電話が掛かってきたのか」をリクルーター側に知らせるようにしましょう。

騒がしい場所を避け、できるだけ静かな場所で電話を掛けるようにする

リクルーターと電話をする際は、できるだけ静かな場所で電話を掛けるようにしましょう。

就活生であれば、電車内や大学の講義中に電話が掛かってくる場合も多々あるかと思いますが、そういう場合は無理して電話に出ず、静かな場所に移動してから掛け直すようにしましょう。

「一回で電話に出れないことは失礼にあたる」などと考え、無理に騒がしい場所で電話に出てしまい、リクルーターの声が聞き取れなかったり自分の声が届きにくかったりしてしまっては本末転倒となります。

折返しの際に電話に出れなかった旨をしっかりと伝えれば問題ありませんので、"スムーズに連絡を取ることができること"を第一優先に考えましょう。

必ずメモを取りながら電話をする

リクルーターと電話でやり取りをする際は必ずメモを取り、電話の内容を後から見返すことができるようにしておきましょう。

「頭で全て覚えることができるから大丈夫」と考えている就活生もいるかもしれませんが、もしも聞き間違い・聞き漏らしがあった場合は後から問い合わせる羽目になっていまいます。(また、非通知で電話が掛かってきた場合には後から問い合わせることすらできなくなってしまいます。)

後から問い合わせることになってしまうと、リクルーターに余計な手間をかけてしまいますので、そのようなリスクを避けるためにも必ずメモを取るようにしましょう。

もし手元にメモ帳などがない場合でも、「すいません、電話の内容をメモするものを準備しますので、少しお待ちいただいてもよろしいでしょうか？」などと電話の冒頭で伝えましょう。

リクルーターが電話を切ったことを確認してから電話を切る

一般的には「掛けた側が先に電話を切る」のがマナーになりますが、就活中の電話は"どちら側から電話を掛けたにせよ、リクルーターが電話を切ったことを確認してから自分も切る"ことを心掛けましょう。

【電話例】リクルーターからの面談日程調整の連絡

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【電話のポイント】リクルーターからの面談日程調整の連絡

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【電話例】リクルーターへの緊急の連絡(遅刻)

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【電話のポイント】リクルーターへの緊急の連絡(遅刻・欠席)

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最後に

本記事では、"リクルーター面談における電話の基本マナー・具体例・ポイント"を紹介しました。

社会人との電話は就活生にとってほとんど経験したことがないものであり、「どのようにコミュニケーションを取れば正しいのか？どのように対応すれば失礼にならないのか？」など、不安に思っている就活生も少なくないと思います。

あまり馴染みのないリクルーターとの電話であったとしても、本記事で記載した内容を実行すれば基本的な電話マナーは守ることができている"と考えています。

本記事の内容を参考にしていただき、"リクルーターとの連絡において最適な電話対応"を学んでいただければと思います。