【リクルーター面談の正しい電話マナーとは】日程調整・緊急の連絡

リクルーターとの連絡手段では、"電話"が用いられることがあります。

ただ、就活生の中には「電話の正式なマナー」を知らない方も多く、知らずしらずのうちに失礼な態度を取ってしまったり、リクルーターに悪い印象を与えてしまっている場合があります。

そこで本記事では、"リクルーターとの連絡における電話の基本マナー、2つのシチュエーションでの電話の具体例"を紹介します。

• 本記事の構成
• 電話の基本マナー
• 【電話例】リクルーターからの面談日程調整の連絡
• 【電話のポイント】リクルーターからの面談日程調整の連絡
• 【電話例】リクルーターへの緊急の連絡(遅刻)
• 【電話のポイント】リクルーターへの緊急の連絡(遅刻・欠席)
• 最後に

電話の基本マナー

リクルーターとの電話は、社会人としてのビジネスマナーに基づいて行います。

そこでまずは"電話の基本マナー"を4つのポイントに分けて紹介します。

• 電話を掛け直す際は時間帯に気をつける
• 騒がしい場所を避け、できるだけ静かな場所で電話を掛けるようにする
• 必ずメモを取りながら電話をする
• リクルーターが電話を切ったことを確認してから電話を切る

電話を掛け直す際は時間帯に気をつける

リクルーターからの電話はいつ掛かってくるか分からないため、都合が悪く電話に出ることができない場合もあると思います。

その場合は就活生側から折り返しの電話をすることになると思いますが、大前提として"リクルーターからの電話に気づいたらすぐに電話を掛け直す"ようにしましょう。またその上で、電話を掛ける時間帯には充分気をつけましょう。

基本的には"勤務時間中(ただし、お昼休みの時間帯はできるだけ避ける)"が望ましいと言われています。どうしても勤務時間外にしか電話ができない場合でも、"早朝や深夜"といった時間帯は絶対に避けましょう。

また、折返しの電話を掛ける際は必ず"自分の名前・折返し電話を掛けた旨"を必ず述べ、「誰から電話が掛かってきたのか」をリクルーター側に知らせるようにしましょう。

騒がしい場所を避け、できるだけ静かな場所で電話を掛けるようにする

リクルーターと電話をする際は、できるだけ静かな場所で電話を掛けるようにしましょう。

就活生であれば、電車内や大学の講義中に電話が掛かってくる場合も多々あるかと思いますが、そういう場合は無理して電話に出ず、静かな場所に移動してから掛け直すようにしましょう。

「一回で電話に出れないことは失礼にあたる」などと考え、無理に騒がしい場所で電話に出てしまい、リクルーターの声が聞き取れなかったり自分の声が届きにくかったりしてしまっては本末転倒となります。

折返しの際に電話に出れなかった旨をしっかりと伝えれば問題ありませんので、"スムーズに連絡を取ることができること"を第一優先に考えましょう。

必ずメモを取りながら電話をする

リクルーターと電話でやり取りをする際は必ずメモを取り、電話の内容を後から見返すことができるようにしておきましょう。

「頭で全て覚えることができるから大丈夫」と考えている就活生もいるかもしれませんが、もしも聞き間違い・聞き漏らしがあった場合は後から問い合わせる羽目になっていまいます。(また、非通知で電話が掛かってきた場合には後から問い合わせることすらできなくなってしまいます。)

後から問い合わせることになってしまうと、リクルーターに余計な手間をかけてしまいますので、そのようなリスクを避けるためにも必ずメモを取るようにしましょう。

もし手元にメモ帳などがない場合でも、「すいません、電話の内容をメモするものを準備しますので、少しお待ちいただいてもよろしいでしょうか？」などと電話の冒頭で伝えましょう。

リクルーターが電話を切ったことを確認してから電話を切る

一般的には「掛けた側が先に電話を切る」のがマナーになりますが、就活中の電話は"どちら側から電話を掛けたにせよ、リクルーターが電話を切ったことを確認してから自分も切る"ことを心掛けましょう。

【電話例】リクルーターからの面談日程調整の連絡

ここでは"リクルーター面談の日程調整の連絡の例"を紹介します。

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【電話のポイント】リクルーターからの面談日程調整の連絡

「リクルーターからの面談日程調整の連絡」の電話例を紹介したところで、ポイントも紹介します。

ここでのポイントは主に以下の2点が挙げられます。

• 「面談日程・面談場所・服装・持ち物」を必ず確認する
• 「面談日程・面談場所」は復唱し、聞き間違いがないようにする

「面談日程・面談場所・服装・持ち物」を必ず確認する

リクルーターから面談の日程調整の連絡が来た際は、"面談日程・面談場所・服装・持ち物"を必ず確認するようにしましょう。

就活生側から確認する前にリクルーター側から伝えてくれる場合もありますが、特に「服装・持ち物」に関しては伝えてくれない場合もあります。

当日になってからあれこれと悩むのではなく、電話が掛かってきた際にこの4つは最低限確認しておきましょう。

面談日程・面談場所は復唱し、聞き間違いがないようにする

電話内で面談日程・面談場所を伝えられた際は、必ず復唱して確認し、聞き間違いがないように心掛けましょう。

というのも、面談日程・面談場所を間違って聞き取ってしまうと、そもそも面談することすらできなくなってしまう可能性があるためです。

また、復唱する際は「聞き間違いのないよう、こちら側から日程と場所を復唱させていただいてもよろしいでしょうか？」などと一声かけてから復唱するように意識しましょう。

【電話例】リクルーターへの緊急の連絡(遅刻)

ここでは"リクルーター面談における緊急の連絡の例"を紹介します。

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【電話のポイント】リクルーターへの緊急の連絡(遅刻・欠席)

「リクルーターへの緊急の連絡の連絡」の電話例を紹介したところで、ポイントも紹介します。

ここでのポイントは主に以下の2点が挙げられます。

• 面談に遅刻・欠席する理由を必ず伝える
• 欠席する際は欠席の旨だけでなく、今後の予定まで伝えるようにする

面談に遅刻・欠席する理由を必ず伝える

面談に遅刻・欠席する際は、謝罪の言葉とその旨だけでなく、"遅刻・欠席する理由"まで必ず伝えるようにしましょう。

遅刻・欠席理由がどんなことであるにせよ、理由を説明しないことは社会人のマナーとして失礼にあたります。

リクルーターに失礼のないように真摯な姿勢で理由を説明するように心掛けましょう。

欠席する際は欠席の旨だけでなく、今後の予定まで伝えるようにする

上記では「面談に遅刻する際の電話例」を紹介しましたが、緊急の連絡には「面談に欠席する際の電話」もあると思います。

面談に欠席する際の電話も遅刻の際と同様、「自分の名前→欠席する旨→欠席の理由→謝罪…」という手順を踏むのですが、欠席の場合は「別の日程で面談の機会をいただくことはできないか？」という旨を伝えましょう。

というのも、謝罪の言葉と欠席する旨を伝えただけでは、「この就活生は面談を欠席しても何とも思っていないんだな」とリクルーターが感じてしまい、印象が悪くなってしまう恐れがあるためです。

必ずしも別の日程を用意してくれるとは限りませんが、「もし可能であれば、別の日程で再度面談の機会を設けていただけないでしょうか？」と伝えることにより、最大限の誠意と面談への意欲は見せることができます。

謝罪の言葉と欠席する旨を伝えるだけで終わりにせず、今後に繋がるような電話対応を意識しましょう。

最後に

本記事では、"リクルーター面談における電話の基本マナー・具体例・ポイント"を紹介しました。

社会人との電話は就活生にとってほとんど経験したことがないものであり、「どのようにコミュニケーションを取れば正しいのか？どのように対応すれば失礼にならないのか？」など、不安に思っている就活生も少なくないと思います。

あまり馴染みのないリクルーターとの電話であったとしても、本記事で記載した内容を実行すれば基本的な電話マナーは守ることができている"と考えています。

本記事の内容を参考にしていただき、"リクルーターとの連絡において最適な電話対応"を学んでいただければと思います。