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内定お礼メールの正しい送り方!メール作成の方法や注意点・例文を解説

内定お礼メールの正しい送り方!メール作成の方法や注意点・例文を解説

最終更新日:2020年04月15日

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「企業に内定のお礼を送りたいけれど何をすれば良いのかわからない…」

「下手にお礼をして失礼に思われたらどうしよう…」

長い就職活動を経て、内定を貰って喜んでいたのも束の間、このような悩みを抱えている就活生は少なくないのではないでしょうか。

内定のお礼の仕方には相手に失礼にならない正しい方法が存在します。

そこで本記事では、内定お礼メールに関して正しい送り方や基本マナー、注意点を紹介していきます。 正しい内定のお礼の方法を学び、綺麗に就職活動を終えましょう。

そもそも内定お礼メールは必要か?

内定お礼メールとは、その名の通り、企業から内定通知を受け取った際に感謝の意を込めてお礼するメールのことを意味します。メール以外にも内定のお礼をする手段はあります。

果たして本当に内定お礼メールは必要なのでしょうか。また、どのように内定のお礼の手段を使い分けるのでしょうか。

ここでは、内定お礼メールの必要性やその理由、メール以外での手段や使い分けについて詳しく紹介していきます。

内定お礼メールは必要なのか?

企業から内定連絡を貰ったら、内定お礼メールは必要です。なぜなら返事をせずに受け取るだけでは、やり取りが終了していないからです。

内定連絡は企業からの一方的な通知であり、就活生がお礼メールを送らなければ、企業からは内定通知を確認できたかわかりません。

加えて、内定を受け取った就活生が内定を承諾するか、保留するか、もしくは辞退するかどうかもわかりません。

したがって、内定通知を受け取った際は必ず返事をするようにしましょう。

本当にお礼の手段がメールで良いのか

お礼の手段の選び方は基本的に企業側に合わせるのが無難です。

なぜかというと、企業が連絡手段を選ぶ際はそれぞれ理由があり、手段を企業側に合わせることによってその意思を汲み取ることができるからです。

したがって、内定通知がメールで来た場合は、お礼の手段はメールで問題ありません。

同様に、電話できた場合は電話で返事をします。電話ではできるだけ声のトーンを高くし、「内定への感謝」と「内定への返事」を簡潔に伝えます。

また、郵送通知で来た場合はお礼状で返します。お礼状が相手に届くのには2~3日ほど時間がかかるので、先にメールでお礼をすると良いでしょう。メールを送ることによって、企業に郵送通知が届いたことを即座に伝えることができます。

内定のお礼メールをメール以外で行うメリットとデメリットを理解しよう

内定のお礼手段は相手側に合わせるのが無難ですが、「気持ちを込めて伝えたい」「メールでは伝えにくい」等でどうしても別の手段を選びたい場合は、以下のそれぞれの手段のメリットとデメリットを見て参考にしましょう。

内定お礼メールを送る時のマナーと注意点

内定お礼メールに関するマナーと注意点を紹介していきます。

内定お礼メールの送り方によって、相手に与える印象が変わることがあるので注意が必要となります。

内定お礼メールの基本マナーを身に付けよう

内定お礼メールを送る時に、相手にとって失礼にならない基本マナーを説明します。

基本マナーの5つのポイント

(1)件名は変えずに返信する。
(2)企業名は正式名称で書く。
(3)敬語の使い方に注意する。
(4)署名の記載をする。
(5)誤字脱字に注意する。

以上の5つのポイントを意識し、最後に見直しをしましょう。また、送信後に誤送信されていないか確認することも大切です。

内定お礼メールを送るタイミングは重要

内定メールを送る際は、タイミングがとても重要となります。

内定の通知を受け取ったら、なるべくすぐに返事をしましょう。メールや電話の場合は24時間以内が理想的です。お礼状で返す場合は遅くても1週間以内に届くようにします。

もし返事をするのが遅れてしまった場合は「返信が遅くなり大変申し訳ございません。」とお詫びの文を添えて送りましょう。

というのも、社会では常にクイックレスポンスが求められるため、返事が遅いと企業からの印象が悪くなることもあるからです。まだ学生とはいえども、これから就職する立場である以上は、返事の早さを意識することが重要です。

内定お礼メールを送る時の注意点

内定お礼メールを送る時に注意すべきことを2つ紹介していきます。

1つ目は、内定に対する意思をはっきりと伝えることです。

内定を承諾・辞退・保留、この3つの選択肢からはっきりと意思決定をして伝えなければ、企業は内定に対する答えがわからないからです。

保留する場合はいつまでに意思決定をするのかを伝えます。いつまでかわからなければ、企業は困ってしまいます。企業は採用人数の調整上、いつまでも保留を待つことができないからです。期限が分かっていると迷惑になることはありません。

2つ目は、送信内容に責任を持つことです。

送信した内容に関して、承諾するにせよ辞退するにせよ、その内容を撤回することは大変非常識となります。早めに返事をすることは大切ですが、気軽に意思決定をしてはいけません。

内定お礼メールの作成方法

内定お礼メールの作成方法について紹介していきます。

基本的な構成やポイントは、内定お礼メールの作成以外に日常のビジネスメールでも活用することができます。これから社会人になるために、身に付けるべきビジネススキルとして覚えておくと良いでしょう。

内定お礼メールを作成する時の構成を理解しよう

内定お礼メール全体の構成を紹介していきます。

通常のビジネスメールでは基本的に上記のような構成になっています。次に、内定お礼メールの構成について紹介します。

内容文が「内定のお礼文」と「感想や内定に対する返事」の順に分けられています。始めに内定に対するお礼をしてから返事をすることが流れとして綺麗です。

内定お礼メールは本文だけではなく宛先から署名まで全てに配慮しよう

宛先・件名・内容文など記載項目ごとにポイントを紹介していきます。

件名

件名は変えずに返信します。

件名を変えて送信すると、相手側からはかえって見つけづらくなってしまいます。

宛名

「会社名+部署名」「役職+フルネーム+敬称」の順に略さずに書きます。

また、会社名は正式名称で表記することと、株式会社を(株)と略さないことが大切です。略してしまうと手抜きという印象を相手に与えてしまうことになります。

挨拶

書き出しはいきなり本題でなく挨拶文から入ります。

「お世話になっております。▲▲大学■■学部の○○と申します。」が基本的な挨拶文です。

内定のお礼

内定のお礼文は1、2文で十分でしょう。

「この度は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。」「貴社から内定を頂いたこと、大変嬉しく思っております。」等の簡潔に感謝の意を伝える表現が適切です。

内定に対する返事

承諾・辞退・保留の3つの中からはっきりと意思表示した文を書きます。

承諾の場合は入社に向けて努力するような旨を、辞退または保留する場合はその理由を簡潔に伝えましょう。

締め

要件を伝えた後は、お礼の定型句で締めます。締めの文がないと、中途半端で終わってしまった印象を相手に与えることになります。

お礼の締めの定型句としては「略儀ではございますが、まずはメールにてお礼を申し上げます。」「まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げます。」等が基本的です。

署名

「氏名」「所属(大学名・学部学科・学年)」「連絡先(電話番号・メールアドレス・住所)」の順に一段ずつ改行して書きます。

また、本文と署名の区切りがはっきりとわかるように、署名の始まりと終わりを罫線で囲むと良いでしょう。

内定お礼メールの例文紹介

内定お礼メールの例文を、内定を承諾する場合と内定承諾を保留する場合でそれぞれ紹介します。

内定を辞退する場合は、内定辞退したい!内定辞退のマナーやメールの送り方・電話の仕方を紹介の記事を是非参考にしてみてください。

「内定を承諾する場合」

(件名)
「Re:選考結果のお知らせ」

 

(本文)
株式会社○○ 人事部採用担当 ○○様

 

お世話になっております。
本日、貴社より内定のご連絡を頂きました▲▲大学■■学部の○○と申します。

この度は内定のご連絡を頂きまして誠にありがとうございます。

念願だった貴社で働ける嬉しさに胸が震える思いです。

 

気持ちを新たに引き締めて、1日でも早く貴社の戦力になれるよう努力していく所存です。
どうぞご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

略儀ではございますが、まずはメールにてお礼を申し上げます。

------------------------------------------
【大学】○○大学 ○○学部△△学科
【氏名】 ユニ 太郎
【電話】080-****-****
【メール】uni-tarou@***.jp
【住所】〒000-0000

            東京都○○区○○1-1-1
------------------------------------------

「内定承諾を保留する場合」

(件名)
「Re:選考結果のお知らせ」

 

(本文)
株式会社○○ 人事部採用担当 ○○様

 

お世話になっております。

本日、貴社より内定のご連絡を頂きました▲▲大学■■学部の○○と申します。


この度は内定のご連絡を頂きまして誠にありがとうございます。

内定承諾の件ですが、少しお時間を頂きたく考えております。 自身の将来を決める重要な選択ですので、他の企業の選考結果を踏まえた上で、慎重に判断させて頂きたいと思います。 他の企業の選考結果が〇月1日に判明しますので、〇月1日まで返事を待って頂けないでしょうか。

こちらの都合で大変申し訳ないのですが、何卒ご了承の程、宜しくお願い申し上げます。


------------------------------------------
【大学】○○大学 ○○学部△△学科
【氏名】 ユニ 太郎
【電話】080-****-****
【メール】uni-tarou@***.jp
【住所】〒000-0000

           東京都○○区○○1-1-1
------------------------------------------

まとめ

内定のお礼メールに関して意識すべき要点は以下の5つです。

  • 内定のお礼にメールは必要である。
  • 会社や状況に合わせてメール以外の手段も検討する。
  • メールを送る際は基本マナーやタイミングを意識する。
  • 内定に対する返事をはっきりと伝える。
  • メールの構成を理解し、文章全てに配慮する。

本記事でも述べたように、内定のお礼をすることは必要であり、できる限り早く返事をすることはもちろん大切とされています。

ですが、焦りは禁物です。焦るあまり、きちんとした意思決定をせずに返事をすることは良くありません。

「この会社で本当に良いのか」「他の会社をもう少し検討すべきか」

きちんと考えてから意思決定をし、お礼メールを作成するようにしましょう。

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