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【内定辞退】本当に直接出向かないとダメ?適切な対応方法を解説

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【内定辞退】本当に直接出向かないとダメ?適切な対応方法を解説

最終更新日:2019年05月28日

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「内定辞退しないといけないけど、直接会って伝えるか、電話で伝えるか、メールで伝えるか、どうするのが正しいんだろう」

「内定承諾書を提出したら、他の企業の選考は受けられないのかな」

内定を獲得し、就活も終わりに近づくこの時期。誰しも一度は上記のような思いをしたことがあるのではないでしょうか。

先日、日経新聞で「内定辞退をする際は、直接企業に出向き感謝を伝えるべきだ」という記事が出ました。

その後、この記事に関して様々な意見が飛び交っています。

例えば、YAHOO!ニュースでは、「直接出向くのはやりすぎ、メール、もしくは電話の方が良いのではないか」という意見が挙げられました。

この様に日経新聞の記事に対して賛否両論がありますが、結局何が正しいのでしょうか。

結論から述べるとunistyleとしては、就活生にとってはメールがベストだと考えています。(もちろん状況にもよりますが。後ほど詳しく解説します。)

そこで本記事では、メール・電話・直接会うことのメリット・デメリットを整理しどの方法が最も良いのかを考察し、正しい内定辞退の方法についてまとめます。

日経新聞で取り上げられた記事の主張


それではまず、日経新聞で取り上げられた記事の主張がどのようなものなのかを見てみましょう。

内定辞退の正しい伝え方、「直接会って、まず感謝」を

売り手市場である現在、就活生にとって内定を複数獲得することは難しくない時代です。

この時期複数内定を獲得している就活生にとって、深刻なテーマとして挙げられているのが「内定辞退」についてです。

これについて日経新聞で取り上げられた「内定獲得後のマナーセミナー」では、下記のように述べています。

■内定は得たが他に本命があり、就活を続ける場合
「本命に落ちたときに入社する意志があるのであれば保持しても良いが、就職活動を継続したいという旨は、内定先企業に伝えたほうが良い。」
■実際に本命から内定をもらった場合
速やかに、先に内定していた企業の人事担当者に連絡を取り『進路について相談したいので伺いたい』と告げるべき。企業に足を運ぶことが重要

参考:日経新聞[内定辞退の正しい伝え方、「直接会って、まず感謝」を] 2019/05/15付

まとめると、日経新聞の主張は、内定を辞退する場合、直接出向き感謝を伝えるべきと言うことです。理由は、企業にとって内定を出すことは重要な経営判断であるからだそうです。

果たして”企業にとっての重要な経営判断だから”という企業都合の理由は、就活生が”直接企業に出向かなければならない理由”になるのでしょうか。

人事と就活生の本音


日経新聞の記事では上記のように述べられていますが、これに対して実際人事や就活生はどのように思っているのか調べてみました。

人事の声

就活生の声

unistyleでインターンをしている就活生にも話を聞いてみました。

■正直、直接出向くのはめんどくさい
■関係性が良ければ電話や直接でも構わないが、そうでもない企業に行くのは気が引ける

人事としては、『辞退するのは仕方がない、お互い時間的に拘束されるため直接出向く必要はなく、メールや電話で十分である』と考えているようです。(これと似たような意見がYAHOO!ニュースでも取り上げられていました。)

また、就活生としても直接出向くことに対して、関係構築できているならまだしも、抵抗を感じていたり、直接出向くことに対して良いイメージを持たない人が多いようです。

ということは、人事も就活生も「直接会って話す」ことにあまりメリットを感じていないのではないでしょうか。

内定辞退方法(メール・電話・直接)のメリットとデメリット


そこで内定を辞退する方法のメリット・デメリットを改めてまとめてみたところ、「時間・緊急度・精神面・人事と就活生の関係性」の4つの軸が浮かび上がってきました。

それを元に内定辞退するそれぞれの方法について考察していきます。

メールの場合

電話の場合

直接会う場合


上記のようにまとめ、先程あげた4つの判断軸を基準に考えると、就活生にとってはメールがベストな方法ではないでしょうか。

電話で伝える場合、メールよりも直接話して伝えることができるため誠意は伝わりやすいといったメリットはあります。直接会いに行くほど時間もかかりませんし、最も早く確実に伝えることができる手段でしょう。しかし、人事担当は就活が盛んな時期が最も忙しいため、繋がらない可能性が高くなります。

折り返しの電話のタイミングが合わず、なかなか辞退を伝えられないこともあります。また直接ほどではないものの、人事と話すことには緊張を伴うため、自分のタイミングで掛けられないことが、精神的に負担になる可能性も出てきます。

直接会う場合、やはり時間が一番のネックポイントになりそうです。就活生としては移動と面談の時間で相当な時間を拘束されますし、交通費もかかります。また辞退を伝えに行くわけですから、ある程度の心構えも必要です。

人事目線から考えても、相談するために会いに行くならまだしも、辞退する意思が揺らぎないものである場合は、敢えて人事の時間を抑える必要はなさそうです。

メールで伝える場合、関係性ができている企業や人事には、そっけない印象を与える可能性があります。ただ、短時間で作成し送ることができるメールは、相手と直接言葉を交わす必要もないため、精神面に余計な負担を掛けずに済みます。採用活動で忙しい人事目線で考えても、電話に出たり直接会ったりする時間を抑える必要なく、確認できるタイミングでメールを見ることができるため人事の負担も少なくて済みます。

そのため、就活生にとってはメールがベストな方法になるのではないでしょうか。

メールがベストだが電話や直接会う方が良い場合もある


上記のことから、冒頭でも述べたとおりunistyleでは「メール」で伝えることがベストだと考えますが、場合によっては電話や直接伝えるほうが良い場合もあります。それがこれから述べる4つのパターンです。

電話の方が良い場合

■企業や人事の人との関係性が良い場合
中小企業の場合や、インターンや選考を通してある程度関係性が出来ている場合は、メールだけで済ませると相手に淡白な印象を与える可能性があります。せっかくお互い良い印象だったにも関わらず、辞退後どちらも気まずい思いをしないためにも、できれば電話で伝えましょう。

■緊急度が高い場合
例えば、ある日の午後に内定先Aの人事と面談が入っていました。しかし、その日の午前中に第一希望の企業Bから内定通知が届きました。自分は企業Bへの就職を希望しているため、内定先Aは辞退することになります。午後の面談も行く必要がなくなるため、すぐにその旨を伝えなければなりません。メールでは人事がすぐに確認できない可能性があるため、この場合は早く確実に繋がる電話での連絡が望ましいでしょう。

直接出向く方が良い場合

■企業や人事との関係性が良い場合
電話の場合と同様、関係性の良い企業や人事には直接会って話す方がお互い印象の良いまま、内定を辞退することができます。

■人事が引き止めたい場合
人事としては優秀な人材を手放したいとは思いません。そのため辞退連絡を電話で行った際、人事から会おうと言われる場合もあります。この場合、少しも悩んでいないのであれば断ってOKですが、もし本当は辞退するか否か悩んでいるのであれば、人事からアドバイスを貰えるかもしれないので、直接会ってみるのも良いかもしれません。

まとめると、電話や直接会う方が場合にポイントとなるのが「緊急度」と「企業との関係性」です。緊急度が高い場合、セミナーや内定式等のイベントへの参加・不参加の関係から、企業に迷惑がかかることが考えられます。また企業との関係性においては、自分が気まずくならないようにといった、就活生側の倫理観の問題になってくるため判断はお任せします。会いたければ会う、そうでなければ会わないという選択をしても良いと思います。

ただし電話で伝える場合、電話を掛ける時間帯や人事の都合を考慮する必要があります。直接会うとなればそれはなおさらです。その場合はきちんと時間や相手の都合を考えて行動するようにしましょう。

正しい内定辞退の方法


上記を踏まえた上でunistyleが推奨する正しい内定辞退方法をお伝えします。

ただでさえ不安がつきまとうのが就活期です。安心して就職活動を行うために、複数内定をもらった状態で選考を受け続けることは良いと考えています。

とはいえ、入社できる企業は1社だけなので、内定を辞退する時が来ます。その時のために、ここから内定辞退の方法について詳しくご紹介していきます。

内定承諾後の辞退は可能か否か

結論可能です。

内定承諾書を提出したとしても、会社側が就活生に入社を強制するのは法的に難しいというのが一般的な見解としてあります。

企業側は、辞退して欲しくないため、内定承諾書を書かせるなど様々な手段を取ります。しかし、承諾したからと言って、他の企業の選考を受けてはならないという決まりはないので、安心して就活を行ってください。

unistyleではメールを推奨していますが、電話・メール・直接、どの手段を取るにしても、重要なポイントは「簡潔に述べること」「結論から述べること」の2点です。

メールで伝える場合

メールで伝える場合、直接会ったり、電話で伝えるよりも感謝の気持ちが伝わりにくいので、内定へのお礼と謝罪の言葉をきちんと丁寧に述べることを心がけましょう。

▼こちらはメールのテンプレートになります。メール作成をする際には参考にしてみてください。

(テンプレ)
件名:内定辞退の連絡(○○大学 氏名)
本文:
○○株式会社
人事部
人事部長
○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○学部の(氏名)です。

先日は内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。
誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく連絡を差し上げております。

(理由)
最後まで悩みましたが、自分の適性や今後目指していく道などを考慮した結果、他社への入社を決意したからです。

○○様をはじめ、採用に関わってくださった関係者の皆様には、心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心より申し上げます。

(署名)
氏名
大学名
連絡先
メールアドレス

電話で伝える場合

電話で伝える場合、人事部に直通の番号に掛けます。もし直通の番号がない場合は企業の代表電話に掛け、人事部(採用部)に取り次いでもらいましょう。※早朝や夜遅く、お昼の時間帯は避けるのがベストです。

▼こちらはトークの一例です。これ通りに話すのではなく、人事と会話することを忘れないでください。

(受付)
お世話になっております。私、○○大学の(氏名)と申します。お忙しいところ恐縮なのですが、人事部の方(※分かれば担当者名)お願いします。

(人事担当に繋がった)
お世話になっております。私、○○大学の(氏名)です。○○様(担当者名)、ただいまお時間よろしいでしょうか。

先日は、内定のご通知をいただきましてありがとうございました。内定をいただきながら、本当に勝手で申し訳ないのですが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

(理由を聞かれた場合)
並行して選考が進んでいた会社から内定を頂きました。最後まで悩みましたが、自分のやりたいことや適性を含め考えた結果、その会社とご縁を感じたため、このような決断になりました。

本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡差し上げました。申し訳ありません。

ありがとうございます。貴重なお時間をいただきながらこのような形となり、大変ご迷惑をおかけしました。失礼いたします。

直接出向いて伝える場合

直接出向いて伝える場合、人事の方も忙しい中時間を割いてくださっているので、簡潔に結論から述べるようにしましょう。

話す内容は電話で伝える場合と同じで構いません。

最後に


冒頭で日経新聞、YAHOO!ニュース、そしてunistyleで三者三様の意見があるとお伝えしました。「どれも言ってること違うじゃないか!どれが正しいんだ!」と思った方もいるかもしれません。これは誰の視点から考えるかによって異なってきます。

例えば大学のキャリアセンターからの視点で考えてみましょう。大学としては今就職活動をしている人だけではなく、来年、再来年就職活動をする学生のことを考えなければなりません。自分の大学の学生の就職活動サポートのために企業との関係を保ち、これから就職活動を行う学生に影響が出ないようにしなければなりません。そのため最も誠意の伝わる方法として、「直接会って、まず感謝」という方法を選択しました。

人事からの視点で考えると、直接会う時間を作るのは厳しいけれど、メールでは本人確認できないといこともあります。そのため確実性を取り、電話の方がありがたいという意見になります。

そして就活生目線からの視点で考えると、最も精神的負担も少なく、時間的拘束も少ないメールで内定辞退を行うのがベストだという結論になります。

unistyleは、皆さんに納得のいく就職活動を行って欲しいと思っています。それを叶えるためにも、時間の使い方やメンタルケアはとても重要です。志望度の低い企業よりも、志望度の高い企業に時間を費やし就活に臨んでください。

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