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【封筒・送付状の書き方】エントリーシート郵送時のマナーと企業の意図

【封筒・送付状の書き方】エントリーシート郵送時のマナーと企業の意図

掲載開始日:2017年12月18日
最終更新日:2018年11月12日

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エントリーシートの提出はWebが主流になっていますが、郵送させる企業も一部存在します。

学生にとってはイレギュラーな存在であり、普段であれば悩まない郵送時のマナー・お作法について右往左往してしまうこともあると感じています。

こちらの記事では封筒・送付状の書き方を含む郵送時のマナーや、エントリーシートを郵送させる企業の意図、そしてそのマナーがどう影響するかなどをお伝えします。

エントリーシート郵送時のマナー

まずは、エントリーシートを郵送する際のマナーやお作法を伝えます。

マナーは「手続き」であり頭を使わずに淡々とこなしていただいて、アウトプットの質やコミュニケーションの中身をよりよいものにする準備に注力して欲しいと思います。

①封筒選び

封筒は茶封筒より白封筒の方が良いでしょう。理由として、ビジネス上では「事務手続きは茶封筒」「対外的な正式なやり取りは白封筒」というマナーがあるからです。

封筒のサイズは、A4サイズの紙を折らずに余裕を持って封入することができる角二号がよいでしょう。

また、エントリーシートや履歴書には個人情報が記載されているので、中身が透けないように透過防止加工がされているものを選んだ方がよいでしょう。

まとめると、エントリーシート郵送に適した封筒は以下のようなものです。

サイズ:角二号
色:白
その他:透過防止加工がされているもの

②封筒の書き方

まずはイメージ図をご覧ください。

なお、こちらでは縦書きですが、中の書類が横書きであれば宛名も横書きに合わせるとよいでしょう。書く内容は変わりません。

【表】


【裏】

​​​​​​※赤線と番号は実際の封筒には記入しないください​

それぞれの項目について簡単に説明します。

①住所は番地・番号まで省略せず書いてください。

②宛先について、今回は送付先が社員だったため「様」をつけましたが、部署が送付先の場合は「御中」となるので注意してください。

誤:総務部 人事課 "様"
正:総務部 人事課 "御中"

③「応募書類在中」は朱書きで書いてください。

④この「〆」マークは他人によって内容が操作されていないこと表しています。

⑤こちらは郵送する日付を記入してください。

⑥名前の横に所属を書くと丁寧です。

インターネット上で検索すると上記のイメージ図以外の書き方も出てきますが、必要最低限のルールを押さえていれば問題ないので、書きやすい方法で書いていただければと思います。

③送付状の書き方

エントリーシートに同封する送付状についてです。こちらも以下にイメージ図を載せるので参考にしてください。

​上記のイメージ図のようなレイアウトで、添付資料や宛先を合わせて変えていただければ問題ありません。

④クリアファイルに封入

送付状とエントリーシートは封筒に入れる前に、水濡れや折れの防止にクリアファイルに入れるとよいでしょう。無色透明で、傷や折れのない一般的なクリアファイルを使えば問題ありません。

⑤郵便料金

郵便料金は封筒のサイズ・重さによって異なります。

先ほど提示した角二号の封筒は定形外の規格内にあたり、50g以下の場合は120円かかります。

切手を貼ってポストに投函するので問題ありませんが、重さがわからない場合や心配な場合は郵便局で測ってもらった上で郵送することをおすすめします。

⑥間に合わなそうな時には速達を

提出が締切前日になってしまった場合は速達を使うしかありません。

その場合は切手の横に「速達」と朱書きしましょう。また速達の場合は別途料金がかかるので注意してください。

料金は以下のページで計算できます。

⑦「消印有効」と「必着」について

「消印有効」と「必着」の二種類のエントリーシート締切が存在し、それぞれの意味の違いを押さえておいてください。

◆消印有効とは
締切までに現物が郵送先に届いていなくても、配達受付の消印が期日内に押されてさえいれば大丈夫というのが「消印有効」です。

◆必着とは
締切までに現物が送り先に届いていなければならないのが「必着」です。そのため締切の2〜3日前には郵送しなければなりません。郵送日数を調べられるサイトがあるので、こちらを参考にして提出するとよいでしょう。

「必着」のものを「消印有効」と勘違いすると間に合わなくなる可能性があるため注意してください。

エントリーシート郵送の意図

エントリーシートを郵送させるのは学生だけでなく企業にとっても手間であると考えられます。
(郵便物を集配して採用担当者のところに集める必要がある、都度開封しなければならない、シュレッダーで処分しなければならない、など)

それでも企業がエントリーシートを郵送させる意図として、

①応募ハードルを高めて「0次選考」にしたい
②Web上のテキストと顔写真だけでは伝わらない凝ったものを見たい

という2つが考えられます。

意図①:応募ハードルを高めて「0次選考」にしたい

就活生の多くは学生時代頑張ったことなどの情報を400字、600字、800字などいくつかのパターンを用意しており、Web上でのエントリーシート提出であればコピーアンドペーストでの提出が可能な場合も多いです。

そのぶん手書きして郵送するという作業は大きな手間であり、企業への志望度が一定以下であればそのハードルを越えられません。

このように応募のハードルを高めることで、志望度の低い学生をこの段階で振るい落とすことができます。

エントリーシートの郵送提出を課すことで、実質的な「0次選考会」の役割を果たしてもらうことが目的の一つです。

現在の就職活動において、学生はほぼ自由に企業の選考に応募できるため、採用数に対してエントリー数がかなり多くなる企業が出てきます。

このような人気業界・企業、例えば航空業界などが、郵送提出を課している場合があります。

意図②:Web上のテキストと顔写真だけでは伝わらない凝ったものを見たい

こちらは主にクリエイティブ系の業界に見られるものです。

例えば、手書きで提出させる企業の一つにアサツーディ・ケイがあります。アサツーディ・ケイが実際にどんな内容を書かせているのか見ていきましょう。

A4白紙2枚 
一枚目:今のあなたについて教えて下さい 
二枚目:未来のあなたについて教えて下さい

 

アサツーディ・ケイ本選考レポートより)

このエントリーシートでは、広告業界ならではのクリエイティビティが問われています。

手書きの自由度を活かし、Webのテキストだけでは伝わらないその人の能力や熱意を測ろうとしていると思われます。(実際にこちらの選考通過者は、絵具を使ってカラフルにするなどかなり凝ったものを提出したようです)

このようにWeb上のテキストと顔写真だけでは伝わらないものを読み取るためにエントリーシートの郵送提出を課していると考えられます。

エントリーシートの郵送を求める(求めた)企業例

【食品業界】
キリン、サントリー、アサヒ飲料、永谷園、理研ビタミン

【運輸・航空業界】
JAL、ANA、JR東海

【海運業界】
日本郵船、川崎汽船

【広告業界】
電通・博報堂・ADK

【出版業界】
朝日新聞・読売新聞・毎日新聞・講談社・集英社・新潮社

※こちらに記載している企業は一部であり、それ以外にも多くの企業がエントリーシートの郵送を課しています。

郵送ならではのメリット

郵送という高いハードルは、志望度で学生をスクリーニングする機能を果たしていると説明しましたが、そのハードルを越えた学生にとって良い面もあると考えています。

読んでもらえる可能性が高い

Webでの一般的なエントリーシートの場合、応募が殺到する企業においては学歴などのスペックによってある程度の足切りを行うこともあります。

切られる側の学生は、残念ながらエントリーシートの中身まで読んでもらうことなく祈られることになります。

一方郵送提出の場合では、提出するという行為によって一定のスクリーニングがなされているため、中身までしっかり目を通してもらえる可能性が高いと言えます。

もちろんスペックによる評価もエントリーシートの通過に一定の影響を及ぼすと思われますが、中身による勝負の土俵には上がりやすいでしょう。

読んでもらえるからこそ早めの提出を

これは郵送に限った話ではないのですが、エントリーシートは締め切りに余裕を持って早めに提出するのがよいと考えています。

郵送の場合も、届いた順に人事に手渡されると考えられ、早めに人事の手に渡った方が印象に残ると思われます。また、じっくり読んでもらえる可能性もより高まるとも思います。

大学のレポートであればギリギリに出しても評価が変わることはあまりないと思いますが、就職活動ではビジネスパーソンとしての適性を見られているので、余裕を持って提出するというビジネスパーソンの”当たり前”を実践することをおすすめします。

また、ギリギリまで作り込んだからといってクオリティが大幅に上がるということはないと思います。

よほど最後の最後までアウトプットを磨き上げたいという思いを持っている人を除けば、ある程度納得できるものが仕上がった段階で早めに郵送する方が通過率は高くなると思っています。

参考:エントリーシートは早めに提出すべき、最初に提出した人は無条件で内定することも
→エントリーシートを早めに出すメリットについて、書いたコラムです。本記事と併せてお読みいただければ、エントリーシートを早めに出す意義をよりご理解いただけると思います。

「マナー」は評価に影響するのか

記事前半で郵送時のマナーについて説明しましたが、そもそもマナーは評価にどのように影響するのでしょうか。また、マナーとどのように向き合うのがよいのでしょうか。

ここではunistyleとしての考えを説明していきます。

「マナー」は合否を決定づけるものではない

郵送に限ったことではないのですが、就職活動においてはマナーを過度に重視する風潮があるように感じています。

学生とビジネスパーソンという立場の隔たりによって求められる振る舞いの違いが大きくなるのは間違いないのですが、あくまでマナーは相手から「ちゃんとした人」と思ってもらい、マイナス評価されないためのお作法に過ぎません。

そもそもエントリーシートの内容が悪かったり面接でのコミュニケーションがいまいちであれば、それ以外のマナーがしっかりしていても選考を通過できる可能性は低いでしょう。

マナーはどこまでいっても礼儀作法であり、選考基準ではありません。

マイナスにならないために人事を尽くす

もちろんマナーを不要と切って捨てているわけではなく、相手を不愉快にさせないために気を遣う姿勢はビジネスにおいても大切ですし、就職活動においても最低限クリアすべきマナーのハードルはあると思っています。

また、選考に落ちた時に「あそこでマナーを適当にやったからかもしれない。。。」と変に後悔しないためにも、マナーは守っておきましょう。

選考に落ちた場合の原因はほぼ間違いなく内容にあるのですが、それをマナーのせいかもしれないという誤った反省をしては進歩がありません。

「人事を尽くす」と書くと大げさかもしれませんが、マナーやお作法は当然にクリアして欲しいと思いますし、その先のアウトプットを磨くことに主眼を置いていただければと思っています。

最後に

unistyleではこんな記事も掲載しています。

こちらにも書いたように、レベルの高い人材を採用しようという企業はさほどマナーを重視していないと考えています。

結局マナーはマナーであり、合否を左右するものではないということを認識してください。(優秀な学生であれば、そもそも最低限の振る舞いは問題なくできているので差別化要因になり得ません)

マナーへの意識は持っておきつつもほどほどにして、それよりもエントリーシートや面接の質を上げることに注力するようにしましょう。

photo by Tnarik Innael

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