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選考辞退メールはどう送る?メールの基本マナーや作成方法・例文を紹介!

選考辞退メールはどう送る?メールの基本マナーや作成方法・例文を紹介!

最終更新日:2020年11月02日

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「選考を辞退したいけれど、どのように送ればいいのかわからない。」

「下手に書いてマナーとして失礼となってしまったらどうしよう。」

毎年数多くの就活生が上記のような悩みを抱えています。

就職活動では、学生といえども社会人と接する上で守るべきマナーが様々な場面で存在します。選考辞退の仕方もそのうちの1つです。これから社会人になる入り口として、就活生はマナーを守って選考辞退をする必要があります

そこで本記事では、選考辞退の仕方に不安を持つ就活生に対して、選考辞退に関する基本マナーや注意すべき点を紹介していきます。

選考を辞退する際の基本マナー

選考を辞退する連絡に関しては、【面接のメールマナーと例文】日程調整・日程変更・返信・お礼・辞退ごとに解説の記事でも述べているように、電話ではなくメールで問題ありません。しかし、当日の連絡や最終面接、内定辞退の際はメールではなく電話で伝えることが望ましいです。

メールで選考を辞退する際に意識しておくマナーを紹介します。

早めの連絡を心掛ける

選考辞退を決めたら速やかに企業に連絡しましょう。連絡が遅くなればなるほど、企業へ迷惑がかかってしまいます。

連絡が次の選考の直近になってしまうと、企業はスケジュールを再調整できずにその時間を無駄にしてしまう場合があるからです。早めに連絡した場合はその分再調整ができ、他の就活生の選考に時間を当てることができます。

就活生側からすると遅かろうが早かろうが関係ないように思われますが、企業側への配慮をすることもマナーの1つです。

上記のことを意識して、次の面接日程が決まっている場合はできる限り早く連絡をしましょう。

選考辞退の理由を伝える

選考辞退の理由を長々と書かずに、「他社から内定を頂いたから」 「業界研究を進めていく中で、進みたい業界が他で明確に決まったから」など、簡潔に伝えましょう。

「自分と合わなかった」 「思っていたのと違った」と仮に思ったとしても正直にマイナス表現で伝える必要はありません。

どうしても伝えにくい理由の場合は、「一身上の都合で」「諸般の事情により」が便利です。

無断で辞退しない

選考を辞退するのであれば、その旨の連絡は必須です。無断で辞退することはマナー以前に、企業や大学に迷惑をかけることになります。

無断辞退による企業の採用の機会損失は少なくありません。そのため大学側にクレームを入れる場合もあります。社会人ではない学生では大学側の信用問題になり、今後はその大学所属の就活生が不利になる可能性もゼロではないです。

もうその企業と関わりがないから関係ないと思わずに、きちんと誠意を持って選考辞退の連絡をしましょう。

選考辞退のメールの作成方法

メールの作成ポイント

選考辞退のメールを作成する際のポイントを紹介します。

選考辞退メールの6つのポイント

⑴件名は一目で選考辞退のメールであるとわかるようにする
⑵宛名は「会社名」「部署名」「担当者の名前」の順で記載する。
⑶ 冒頭に所属大学、名前を名乗る
⑷ 本文は選考辞退する理由を簡潔にまとめて記載する
⑸ 末筆に会社へのお祈り文を添える
⑹ 署名(氏名・大学名・学部学科・電話番号・メールアドレス)を記載する

上記でポイントを紹介しましたので、それらを踏まえた選考辞退メールの例文を2つご紹介します。

例文「選考辞退の理由を明示する場合」

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例文「選考辞退の理由を明示しない場合」

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選考辞退メールを送る際の注意点

メールを送るタイミング

メールは遅くても面接日の2日前までにメールを送ります。前日や当日の場合は電話で伝えることが鉄則です。面接の前日や当日にメールを送っても、担当者が気づかない場合もあるからです。

また、企業の営業時間内で送るようにしましょう。営業時間外では企業が選考辞退のメールを確認できない場合があります。

メールを送る前に見直し

送る前に誤字脱字がないか見直しをします。特に企業名や担当者名に誤字があると失礼にあたるため注意する必要があります。他には敬語の使い方が適切かどうかを調べて確認しておくと良いでしょう。

また、「本当に辞退してよいのか」をよく考えることが大切です。選考辞退メールを送ってしまったら辞退は撤回できません。その企業への選考を辞退することによって自身にマイナス要素が発生しないか、もう1度就活状況を整理して考えてから送ることが得策です。

企業から返信が来なかった場合

選考辞退のメールを送っても企業から返信が来なかった場合の対処法を解説します。

企業によっては返信が来ない場合も数多くあります。「忙しくて返信する時間がない」 「毎年大量の辞退者がいるため返信しない方針を取っている」等で理由は様々です。

したがって、基本的に気にしなくて問題ありません。

きちんと送られていた場合は、相手企業との就活においての関わりは正式に終了します。選考辞退を拒否されたり、しつこく辞退理由を聞かれることはめったにありません。気にしないで違うことに時間を割くのが得策です。

ですが、どうしても返信が来ないことが気になる場合は以下の対処法を試みても良いでしょう。

電話で確認

選考辞退のメールを送って、何日か経っても返信が来ない場合は電話にて確認してみましょう。 担当者が気づいていない可能性もあるかもしれません。

10:00~12:00・14:00~16:00は業務が落ち着いている時間帯とされています。他の時間帯に比べ、折り返しを待つことなく1回でやり取りを終了しやすいので、電話をかける際は上記の時間帯が望ましいです。

再送する

まずは前回の選考辞退のメールがきちんと送られていたかを確認します。送られていないと無断辞退と同じになってしまうので注意が必要です。

送られていた場合は、さりげなく確認のメールであることを添えてもう1度送っても良いでしょう。

「貴社の選考辞退につきメールにて連絡しておりましたが、お手元に届いておりますでしょうか。」 「お忙しい所恐縮ですが、ご確認の程よろしくお願いいたします。」等の文が適切です。

まとめ

本記事では、選考辞退のメールのマナーや送り方について紹介してきました。 以下の4つに要点をまとめました。

  • 選考辞退はメールで送る。直前の場合は電話をする
  • 辞退を決めたら早めに連絡する
  • メールを送る際のマナーを意識する
  • 正しく送ることができているかを確認する

最後に、選考を辞退するという選択は就職活動において重要な意思決定の1つです。

「やっぱり辞退しなければ良かった」と後から思ってしまっては遅いです。

選考辞退のメールを送る前に、改めて就活の軸や仕事選びの軸、今後のキャリアプランをしっかりと考えて整理してから送るようにしましょう。

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