【面接のメールマナーと例文】日程調整・日程変更・返信・お礼・辞退ごとに解説

「面接に関するメールのマナーが分からない…。」

「自分が普段送っているメールって正しいのかな…。」

上記のような悩みを抱いている就活生の方は少なくないのではないでしょうか。

日頃からメールに馴染みのない大学生は、正しいメールマナーを理解していない方が意外と多い印象です。しかし、就活中は企業宛にメールを送る機会も多いため、この機会に正しいメールマナーを学んでおく必要があります。そこで本記事では、そんな面接に関するメールマナーを理解していない就活生に向け、"5つの面接シチュエーションにおけるメールの例文・書く際のポイント"を紹介していきます。

• 本記事の構成
• 面接に関するメールの基本マナー
• 【面接の日程調整メール】例文とポイント
• 【面接の日程変更メール】例文とポイント
• 【面接のメール返信(日程確定)】例文とポイント
• 【面接のお礼メール】例文とポイント
• 【面接の辞退メール】例文とポイント
• まとめ

面接に関するメールの基本マナー

就活に関するメールは、社会人としてのビジネスマナーに基づいて作成します。

そこでまずは"メールの基本マナー"を5つのポイントに分けて紹介します。

• 件名と文面の冒頭で「誰からのメールなのか」を伝える
• 相手の会社名・部署名などは略さずに正式名称で記載する
• 改行マナーを守る
• 署名を忘れずに記載する
• 誤字脱字には細心の注意を払い、見直しを必ず行ってから送信する

件名と文面の冒頭で「誰からのメールなのか」を伝える

メールを送る際は、「誰から送られたメールなのか」を伝える必要があります。

就活生側から送るメールであれば「件名の後・文面の冒頭」に自分の氏名を書きましょう。

企業側から送られてきたメールに対する返信であれば、件名の後には特に記載する必要はありませんが、「文面の冒頭」に自分の氏名を書きましょう。

特に採用面接が多く行われる3~6月の時期は、就活生から送られてくるメールの数も多くなります。件名と冒頭の文面を見ただけで、「誰からのメールなのか」を採用担当者が瞬時に理解できるよう配慮するべきです。

会社名・部署名などは略さずに正式名称で記載する

本文の最初に記載する「会社名・部署名」になりますが、必ず正式名称で書くようにしましょう。

例えば、"「株式会社」を書き忘れる・「部署名」を省略して会社名しか書かない"などは失礼にあたりますので、気をつけましょう。

改行マナーを守る

メールの文章を読みやすくするためには意識的に改行することが重要となります。

あくまでも目安にはなりますが、下記の内容を参考に「読みやすい文章」を心掛けていただければと思います。

署名を忘れずに記載する

署名とは、"メールの最後に記載するものであり、大学名や名前、連絡先などの個人情報を明記し、今後もスムーズに連絡を取ることができるようにする役割がある"ものです。

採用面接が多く行われる3~6月の時期は、就活生から送られてくるメールの数も多くなります。署名を必ず忘れないようにし、採用担当者の手間を取らせないようにしましょう。

本記事の後半で紹介している各例文を見ていただければ理解できるかとは思いますが、基本的なフォーマットは以下のような形になります。

上記の要素以外に「住所」を記載する方もいますが、住所に関しては記載してもしなくても問題ありません。

誤字脱字には細心の注意を払い、見直しを必ず行ってから送信する

メール送信の前には、最低1回は見直しをするようにしましょう。

一度送ってしまったメールは修正することができませんし、特に「企業名・担当者名」を間違えたりしてしまうと大変な失礼にあたります。

どうしても誤字脱字に不安がある場合は、一度自分宛てにメールを送信して確認してみるという方法もあるため、誤字脱字には最善の注意を払いましょう。

【面接の日程調整メール】例文とポイント

面接の日程調整メール：例文

面接の日程調整メール：ポイント

日程調整メールの例文を紹介したところで、ポイントも紹介します。

日程調整メールのポイントは、主に以下の2点が挙げられます。

• 深夜や早朝などの時間帯を避け、できるだけ勤務時間内にメールを送るようにする
• 就活生側から日程の候補を提示する場合は、最低でも3日程以上は候補日を伝える

深夜や早朝などの時間帯を避け、できるだけ勤務時間内にメールを送るようにする

日程調整メールの返信は、基本的に「勤務時間内」に送るように心掛けましょう。

メールは、相手の都合・状況を考えずに送ることができるものではありますが、受け手側への配慮を欠くのは避けるべきです。

土日などであれば仕方がないかもしれませんが、上記の内容は社会人のマナーとして常識ですので、受け手側への配慮を欠かさないようにしましょう。

就活生側から日程の候補を提示する場合は、最低でも3日程以上は候補日を伝える

上記の例文は、「採用担当側から日程の候補日を提示され、それに対して自分が回答する」というものですが、「就活生側から日程の候補を提示する」場合もあります。

そういった際は、「直近の候補日を最低でも3日程以上は提示する」ようにしましょう。

というのも、候補日があまりにも少ないと「全日程とも予定が空いていない」という状況になることがあり、余計な連絡の手間を掛けてしまう恐れがあるためです。

また、基本的には土日を避け、「平日の勤務時間内で候補日程を提案する」のがマナーですので、こちらも意識していただければと思います。

相手への配慮を欠かさないこともビジネスメールにおいては重要となるため、上記の点は是非心掛けていただければと思います。

【面接の日程変更メール】例文とポイント

面接の日程変更メール：例文

面接の日程変更メール：ポイント

日程変更メールの例文を紹介したところで、ポイントも紹介します。

日程変更メールのポイントは、主に以下の4点が挙げられます。

• 面接の日程変更は1回だけにしておく
• 日程の変更をお願いすると決めたら、できる限り早くメールを送る
• 日程変更の理由を伝える際は本音と建前を使い分ける
• 代わりの日程を提示する際は、最低でも3日程以上は候補日を伝える

面接の日程変更は1回だけにしておく

結論、面接の日程変更はしないに越したことはありません。

ただ、上記の例文のようにやむを得ない事情で日程変更をお願いする場合は少なからずあります。1回だけなら問題ありませんが、複数回の日程変更はしないように心がけましょう。

別に「面接の日程変更が多いから面接に落とそう」などという決まりがある訳ではないですが、日程変更をした分だけ企業側に手間を取らせてしまいます。

日程変更をする際は就活生側から候補日を提示する(場合が多い)訳ですし、複数回の日程変更は避けるようにしましょう。

日程の変更をお願いすると決めたら、できる限り早くメールを送る

やむを得ない事情で企業側から提示された日程に参加できず、面接の日程変更をお願いすると決めた場合は、すぐにメールで連絡するようにしましょう。

企業側からしても、当初の面接日程に近ければ近いほど代替の日程を提示しにくいですし、就活生側から見ても、早めに連絡した方がその後のスケジュールへの影響が少なくなります。

メール以外にも通ずることですが、何事も早め早めの対応を心がけましょう。

日程変更の理由を伝える際は本音と建前を使い分ける

「学業の予定と被ったため・所属している部活動の大会と被ったため」など、基本的には正直に日程変更をお願いする理由を伝えるべきです。

しかし、事情によっては本音と建前を使い分けるシチュエーションがあることも事実になります。

具体例としては、「第一志望である他社の面接日程と被ってしまう」場合があります。

このシチュエーションで、「第一志望の◯◯社と面接日程が被ってしまったため、御社の面接日程を変更していただきたいです。」などと伝えてしまうと、メールを見た採用担当者はどのように感じるでしょうか。

メールを見た採用担当者は良い気分がしないことは間違いないでしょうし、場合によっては面接の評価にマイナス影響があるとも限りません。

「先約があったため…」などでも構いませんが、シチュエーションによっては本音と建前を使い分けることが必要ということも認識していただければと思います。

代わりの日程を提示する際は、最低でも3日程以上は候補日を伝える

面接の日程変更に際して就活生側から日程の候補を提示する場合は「直近の候補日を最低でも3日程以上は提示する」ようにしましょう。

というのも、候補日があまりにも少ないと「全日程とも予定が空いていない」という状況になることがあり、余計な連絡の手間を掛けてしまう恐れがあるためです。

また、基本的には土日を避け、「平日の勤務時間内で候補日程を提案する」のがマナーですので、こちらも意識していただければと思います。

相手への配慮を欠かさないこともビジネスメールにおいては重要となるため、上記の点は是非心掛けていただければと思います。

【面接のメール返信(日程確定)】例文とポイント

面接に関するメールの返信(日程確定)：例文

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面接に関するメールの返信(日程確定)：ポイント

メールの返信に関する例文を紹介したところで、ポイントも紹介します。

メールを返信する際のポイントは、主に以下の2点が挙げられます。

• 返信をする際は本文を消さずに、件名はそのままで送信する
• 深夜や早朝などの時間帯を避け、できるだけ勤務時間内にメールを送るようにする

返信をする際は本文を消さずに、件名はそのままで送信する

返信をする際は、「どのメールに対しての返信かがすぐに分かるように、企業から送られてきたメールの本文を消さずに」返信をするようにしましょう。

また、よくある勘違いとして、「返信をする際はその都度件名を変更する」というものがありますが、これはビジネスマナーには即していません。

送り手側の件名を変えずに「Re:」を付けた件名で返信するのがマナーになるため、企業への返信メールも同様の形式で返信するようにしましょう。

深夜や早朝などの時間帯を避け、できるだけ勤務時間内にメールを送るようにする

面接日程などの採用担当者からのメールに対する返信は、基本的に「勤務時間内」に送るように心掛けましょう。

メールは、相手の都合・状況を考えずに送ることができるものではありますが、受け手側への配慮を欠くのは避けるべきです。

土日などであれば仕方がないかもしれませんが、上記の内容は社会人のマナーとして常識ですので、受け手側への配慮を欠かさないようにしましょう。

【面接のお礼メール】例文とポイント

面接のお礼メール：例文

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面接のお礼メール：ポイント

お礼メールの例文を紹介したところで、ポイントも紹介します。

お礼メールのポイントは、主に以下の3点が挙げられます。

• 面接当日中に必ずお礼メールを送る
• 面接の感想を文面に盛り込む
• お礼メールを送ったからといって評価に影響するとは限らない

面接当日中に必ずお礼メールを送る

面接に関するお礼メールを送る際は、よほどの事情がない限り面接当日中に送るようにしましょう。

ただ、面接の時間帯が夜になってしまい、当日中に送ろうとすると深夜近くになってしまう場合もあるかと思います。

そういった場合は深夜に無理してお礼メールを送ろうとせず、「24時間以内」を目安として翌日にメールを送るようにしましょう。

面接の感想を文面に盛り込む

長文で書く必要はありませんが、面接のお礼メールには「感想」を盛り込みましょう。

感想の良し悪しで面接の評価が変わるという訳ではありませんが、一言二言でも感想が書かれているだけで「テンプレ感」がなくなり、印象に残りやすい文章になります。

「面接の感想・学び・気づき」などを盛り込み、印象に残りやすいメールを目指しましょう。

お礼メールを送ったからといって評価に影響するとは限らない

ポイントとは少し異なりますが、「面接のお礼メールを送る=面接の評価が高くなる」という訳ではありません。

お礼メールはあくまでも「面接の機会を提供してくれたことに対するお礼を伝えるため」です。

正直なことをお伝えすると「お礼メールは送っても送らなくてもどちらでも良い」のですが、感謝を伝えたいという気持ちがあるのであれば送るべきでしょう。

【面接の辞退メール】例文とポイント

面接の辞退メール：例文

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面接の辞退メール：ポイント

辞退メールの例文を紹介したところで、ポイントも紹介します。

辞退メールのポイントは、主に以下の3点が挙げられます。

• 面接を辞退することを決めたら、できる限り早くメールを送る
• 面接当日に辞退するのであれば、メールよりも電話が望ましい
• 電話で辞退をする場合はメールを送る必要はないが、無断で辞退することはNG

面接を辞退することを決めたら、できる限り早くメールを送る

どんな事情であれ、次回の面接を辞退すると決めた場合はすぐに連絡するようにしましょう。

就活生側から見れば、面接1週間前に連絡しようが面接前日に連絡しようが関係ないかもしれませんが、企業側から見ると早めに連絡してくれた方が確実にありがたいでしょう。

空いた日程に他の就活生の面接を組み込めますし、いわゆる「採用枠」が一つ空くことにも繋がります。就活生側からしてみれば関係ないことかもしれませんが、とは言え、できる限り早めに連絡するようにしましょう。

面接当日に辞退するのであれば、メールよりも電話が望ましい

本記事では面接の辞退メールに関して解説してきましたが、面接当日に辞退をする場合は「メールよりも電話が望ましい」と言われています。

メールの場合は、採用担当者がメールを見たかどうかの確認が取れませんし、相手側の都合次第ではすぐにメールを見れない場合があります。

当日に辞退する場合であれば、採用担当者がメールを見ないまま当初の面接予定時刻を迎えてしまい、「連絡をせずに無断欠席した」と勘違いしてしまうことがあります。

そのため、「面接当日/面接前日だとしても面接予定時間まで24時間を切っている場合」は、メールではなく電話で辞退の連絡をしましょう。

電話で辞退をする場合はメールを送る必要はないが、無断で辞退することはNG

電話で面接辞退をする場合は、メールで再度連絡をする必要はありません。(逆も然りです)

「電話とメールをセットで連絡した方が丁寧」という意見もありますが、企業側からしてみれば「面接を辞退する旨」だけ知ることができれば問題ないため、どちらか片方だけで問題ないでしょう。

ただ、電話もメールもせずに無断で面接辞退をすることは絶対にNGです。面接辞退をする際は必ず連絡をするようにしましょう。

まとめ

本記事では、「5つの面接シチュエーションにおけるメールの例文・書く際のポイント」を解説しました。

今回紹介したメールマナーは、企業側から見ればできて当たり前のものです。また、就活生側から見ても、一度覚えてしまえば簡単にアウトプットできるものです。

本記事を参考にし、正しいメールマナーを理解し実践していただければと思います。